Chargé de gestion contractuelle h/f

Présentation de la Croix-Rouge
Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation. L'humanité fait face aujourd'hui à des crises de plus en plus nombreuses, profondes et prolongées, où le dérèglement climatique tient une part importante. Dans ce cadre, la Direction des Opérations internationales de la Croix Rouge Française a recentré son expertise sur deux domaines prioritaires : la santé et la gestion des catastrophes.
FINALITÉ

Au sein de la Direction des Opérations Internationales, sous la supervision du/de la Responsable desk, en collaboration avec l'adjoint.e. desk, les délégations et le Département des Partenariats Institutionnels (DPI), vous avez pour objectif d'apporter un soutien aux équipes opérationnelles porteuses des projets pour assurer la bonne gestion des financements des bailleurs de fonds privés et institutionnels à l'international.
Plus précisément, vous

- contribuez à la représentation auprès des bailleurs de fonds ;
- êtes garant, au sein de desks et en lien avec le DPI, du respect des exigences et procédures bailleurs.


MISSIONS ET ACTIVITÉS

Vos missions principales, dans le cadre des composantes suivantes :

1 - Accès aux financements :

- Vous vous assurez du respect des exigences des bailleurs de fonds dans le cadre des propositions de projets ;
- Assurez la soumission des propositions de projets aux bailleurs de fonds ;
- Participez à la relecture et à la négociation des contrats de financement avant validation finale par les référents bailleurs du DPI et/ou de la DMPS

2 - Gestion contractuelle des financements :

- Vous collectez et consolidez les documents à transmettre au bailleur de fonds une fois le contrat de financement signé; vous vous assurez de l'exactitude des données administratives fournies aux bailleurs ;
- Vous pilotez le suivi des échéances de chaque contrat de financement :
- Mettez à jour les outils de suivi au siège
- Etablissez, avec les délégations, l'échéancier propre à chaque contrat
- Vous vous assurez de son suivi et coordonnez le respect des échéances entre le terrain, la coordination et le siège ;
- Elaborez les demandes de versements et effectuez le suivi des encaissements ;
- Vous assurez que les rapports aux bailleurs respectent leurs exigences et réalisez leur soumission/transmission après validation du desk ;
- Gérez la phase de clôture et de liquidation des subventions
- Appuyez la fourniture des pièces projet pour les audits et assurez l'archivage continu des documents relatifs aux subventions/projets en lien avec le DCA (Département Conformité et Audit)

3 - Représentation et relations institutionnelles :

- Vous appuyez l'organisation et la préparation des réunions avec les partenaires financiers et y participez ;
- Réalisez les compte-rendu de réunions bailleurs en appui au desk ;
- Contribuez à la mise à jour de la liste des contacts des partenaires financiers et des outils du DPI sur la recherche de financement
- Contribuez au développement de la stratégie de communication et du matériel de communication ciblant les bailleurs de fonds et d'autres partenaires externes

4 - Communication interne et travail d'équipe :

- Vous participez aux réunions de desk ;
- Participez au briefing des nouveaux arrivants sur les délégations et au débriefing des collaborateurs revenant de mission ;