Assistante de direction f/h

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du posteAssistante de direction F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
TélétravailNon
Présentation du service

L'assistant(e) sera chargé du secrétariat de la direction de la qualité, gestion des risques et expérience patient (50%) ainsi que de la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital (50%).

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction qualité sont :
· La qualité et la gestion des risques
· Les droits des patients et les relations avec les usagers
· La radioprotection
· Le service social des patients (pour les activités gérées par la Directrice)

Les champs d’activités couverts dans sa mission sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations ville-hôpital sont :
· Les projets confiés à la direction des opérations
· L’accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous,
· La cellule de gestion des lits
· Les archives médicales
· Unité Ville Hôpital


CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE, ENVIRONNEMENT ET EVOLUTIONS POSSIBLES

Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.

Horaires de travail :
Amplitude horaire de 7H36 par jour

Horaires de jour – Variable entre 8H30 et 18H00



Vos missions

Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :

o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction

o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions

o Accueil physique des usagers et du personnel

o Gestion des agendas et organisation des réunions

o Prise de notes, comptes-rendus

o Saisie et mise en forme de documents

o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)

o Tri du courrier

o Classement

o Commandes de fournitures (logiciel NSI)

o Plan d’équipement

· Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité

· Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction

· Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU

· Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)

· Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques,

Missions ponctuelles
· Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire

· Appui ponctuel à la Direction de la communication

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :

• Missions quotidiennes
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Prise de notes
o Saisie et mise en forme de documents
o Tri du courrier
o Classement
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
• Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques,
• Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires
• Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l’offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
• Réaliser une cartographie de l’offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier



Profil recherché

Connaissances associées
•Outils bureautiques et normes rédactionnelles
•Gestions administratives
•Méthodes de classement et d'archivage
•Modalités d'accueil
•Techniques de prise de notes
•Techniques de numérisation
•Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Prérequis souhaités
•Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
•Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
•Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
•Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée


Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Vos avantages à l'AP-HP-Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%-Restauration d'entreprise

Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Référence de l'offre2025-16371