Publiée le 18 juin
Mission du poste
Au sein de notre organisation, vous assurez la gestion administrative, le suivi et la sécurisation des mandats patronaux confiés à la structure. Vous accompagnez les mandataires dans leurs démarches et contribuez au bon fonctionnement des instances de gouvernance.
Vos missions :
Gestion administrative des mandats
- Tenir à jour la base de données des mandats et des mandataires.
- Assurer le suivi des échéances de renouvellement.
- Préparer les dossiers de désignation.
- Rédiger les courriers de nomination et de renouvellement.
- Assurer le suivi des réponses des organismes partenaires.
- Organiser l'archivage physique et numérique des dossiers.
Organisation des commissions et instances
- Préparer les réunions de la Commission des mandats.
- Constituer les dossiers de séance.
- Rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
- Assurer le suivi des décisions prises.
Accompagnement des mandataires
- Répondre aux demandes administratives des mandataires.
- Assurer leur intégration.
- Suivre les participations aux réunions.
- Centraliser les comptes rendus d'activité.
- Mettre à jour les annuaires et listes de diffusion.
Reporting et tableaux de bord
- Produire les statistiques de mandats.
- Suivre les taux d'occupation des sièges.
- Identifier les mandats vacants.
- Préparer les indicateurs pour la direction et les élus.
Appui administratif général
- Gestion documentaire.
- Préparation de notes et courriers.
- Mise à jour des procédures.
- Participation à l'amélioration des outils de suivi.
Formation
Bac +2 à Bac +5 :
- Gestion administrative
- Administration des organisations
- Droit
- Gestion PME-PMI
- Assistanat de direction
Expérience
3 à 5 ans minimum dans l'un des domaines suivants :
- gestion administrative de dossiers complexes ;
- secrétariat général ;
- gestion d'instances ;
- administration d'association, fédération ou organisme consulaire ;
- assistanat de direction ou de gouvernance.
Profil recherché
Experience: 3 An(s) - gestion administrative de dossiers
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Gestion documentaire,Maîtrise des outils collaboratifs et CRM,Organisation de réunions et instances,Qualités rédactionnelles,Excellente maîtrise d'Excel.,Gestion de bases de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
