Coordonnateur/trice accueil

Développeur.Trice d'Accueil

Le service des accueils est rattaché à la direction générale. Il assure les missions nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement, organise les déplacements et voyages, les manifestations et événements institutionnels.
L'équipe est structurée comme suit :
- Un pôle restauration, manifestations et voyages (POREV), placé sous l'autorité de l'assistant.E du chef.Fe de service,
- Une équipe déplacement des élu.E.S (DEPELU),
- Une équipe logistique (LOGIST),
- Une équipe des accueils des sites rennais (11 agent.E.S),
- Les achats,
- Le courrier,
- La reprographie,
- Le parc roulant.
Sous l'autorité du.De la Chef.Fe d'équipe, le développementleur.Trice est chargé.E, d'assurer l'accueil physique par roulement sur les 3 sites rennais ainsi que l'accueil téléphonique.
ACTIVITES DU POSTE :

Assurer un accueil physique et téléphonique
Sur les 3 sites rennais, par roulement et en fonction des plannings :
- Garantir un accueil physique de qualité à l'ensemble des usagers des sites :
agents, élus, partenaires, invités, etc. :
accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services,
- Gérer les entrées, les sorties et l'attente,
- Garantir un accueil téléphonique de qualité des usagers externes et internes :
accueillir, comprendre la demande, informer, apporter un premier niveau de réponse ou transférer vers les services
- Gérer les flux d'appels téléphoniques entrants et le flux d'appels en attente via un outil de gestion des flux dédié
- Participer aux différentes sessions du Conseil Régional et aux manifestations organisées par la Région
Gérer et mettre à disposition des ressources et des moyens :
- Réserver les véhicules (logiciel dédié)
- Valider les réservations de salles
- Réceptionner les demandes d'intervention à destination de l'équipe logistique et de l'équipe de la maintenance
- Réaliser les badges d'accès aux bâtiments, les cartes d'identification et les inscriptions aux restaurants administratifs pour les élu.E.S et le personnel de la Région
- Réceptionner et gérer les plis et colis déposés à l'accueil de Patton
Contribuer à la sécurité :
- Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux
- Participer à la sécurité incendie du site selon une procédure mise en oeuvre avec l'Assistant de prévention et le responsable du site
- Transmettre les consignes le soir aux agents chargés du nettoyage et de la sécurité
- Assurer les missions de sauveteur secouriste et d'équipier incendie dans l'attente des services d'intervention
ENVIRONNEMENT DU POSTE
RELATIONS HIERARCHIQUES
- L'agent dépend directement du. de la Chef.Fe d'équipe
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Au sein du service :
relations quotidiennes avec tous les agent.E.S
- Au sein de la collectivité :
relations régulières avec les élu.E.S
- Partenaires extérieurs :
tout public
Lieu de travail :
sites rennais (Patton, Beaulieu et Atalante)
Horaires et temps de travail :
temps complet
Métier éligible au télétravail Oui en position d'accueil physique
Contraintes spécifiques :
- Différentes plages horaires pour couvrir l'ouverture de l'accueil de 8 h à 18 h
- Disponibilité au regard des nécessités de service
- Missions d'accueil lors de certaines manifestations en soirée et le week-end (sessions, réceptions)