Chargé d'accueil (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Dans un écrin de nature entre mer et bocage, à l'extrême sud de la Manche et de la Normandie, la communauté d'agglomération Mont Saint-Michel - Normandie s'étend sur 1543 km2.
Reconnu pour sa qualité de vie, ce territoire grand format à mi-chemin de Rennes et de Caen s'appuie sur un tissu économique dynamique et une destination touristique majeure avec le Mont Saint-Michel pour étendard.
Née le 1er janvier 2017, de la fusion de 5 communautés de communes du Sud-Manche, la communauté d'agglomération Mont Saint-Michel - Normandie a vu le jour sous forme d'Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI), fondé sur quatre valeurs partagées sur le territoire : proximité, réactivité, efficacité et continuité.
Pour y répondre, elle s'appuie sur 515 agents répartis en 5 pôles qui accompagnent, au quotidien, les 95 communes, les 87570 habitants et les acteurs économiques, dans des domaines aussi variés que l'urbanisme, l'habitat, le patrimoine, l'environnement, la culture, les infrastructures sportives, la mobilité, le développement économique, le tourisme, le développement durable, l'action sociale, la santé, la petite enfance et la jeunesse... Elle gère ainsi les déchèteries, les crèches, les stations d'épuration, des équipements sportifs, les bibliothèques, les centres de loisirs, des centres sociaux, des zones d'activités, des sites touristiques...
Osez Mont Saint-Michel-Normandie et rejoignez-nous ! Missions / conditions d'exercice Secrétariat :
- Préparer et organiser les réunions des commissions des pôles territoriaux (réservation des salles, préparation des convocations, ordres du jour...)
- Participer pour prise de notes à l'une des 5 commissions des pôles territoriaux
- Rédiger les comptes rendus des réunions des 5 commissions des pôles territoriaux

Soutien au service Ressources humaines :
- Transmission des actes par voie dématérialisée au contrôle de légalité et publication
- Gestion du registre des arrêtés individuels et règlementaires
- Assurer les formalités de publicité des actes
- Recueil semestriel des actes administratifs

Budget du service " accueil " :
- Etablir les bons de commande du service, valider les factures sur le logiciel
- Proposition des crédits pour le budget
- Suivi et mise à jour des abonnements aux différents magazines

Assurer l'accueil du siège de la communauté d'agglomération :
- Accueillir, renseigner et réorienter le public vers les services ou organismes compétents avec des réponses pertinentes et rapides (physique, téléphonique et courriel)
- Gérer les réservations des salles de réunions et véhicules de service
- Distribuer les sacs pour la collecte des déchets (vérifier l'identité du demandeur, attribuer la quantité autorisée, enregistrer les demandes sur le logiciel dédié

Dématérialisation du courrier :
- Enregistrer et diffuser le courrier entrant sur le logiciel courrier Zeendoc
- Traiter des déclarations d'intention d'aliéner (DIA) pour les pôles d'Avranches, de Saint-James/Pontorson et du Val de Sée
- Affecter des codes pour les réunions des services après 18 h au siège

Rédiger les fiches procédures pour les différents postes de l'accueil Profils recherchés Savoir :
- Connaître l'ensemble des compétences de la collectivité et l'organisation et les activités des services
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les règles de base en orthographe et grammaire
- Connaître les techniques et outils de communication
- Connaître le fonctionnement du standard
- Connaître les techniques de capitalisation et de classement des documents

Savoir-faire :
- Accueillir le public
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Transmettre un message de façon précise pour une bonne compréhension du destinataire
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'EPCI
- Rechercher, sélectionner et synthétiser la coopération dans le travail
- Gérer les situations de stress

Savoir être :
- Sens du service public
- Sens de l'initiative
- Rigueur et réactivité
- Polyvalence
- Discrétion, méthodique, esprit d'analyse et de synthèse