La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHC et pour certains dossiers transversaux.
Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.
Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.
Constitution de l'équipe du GHC : 3 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 1 psychologue, 1 cadre de santé.
Les missions
* Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;
* Gestion des appels téléphoniques;
* Gestion de la messagerie électronique du service;
* Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);
* Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);
* Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.
* Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;
* Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;
* Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;
* Saisie de données.
Qualifications
* Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;
* Expérience souhaitée.
Compétences
* Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;
* Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;
* Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;
* Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;
* Maitrise du Pack Office indispensable.
Savoir être
* Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
* Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;
* Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;
* Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.
Conditions
* Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 28 CA + 15 RTT sur le base d'une année pleine.
* Affectation GHC - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;
* Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;
* Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;
#J-18808-Ljbffr
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