La Direction des affaires médicales (DAM) a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.
Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU et PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisant-fonction d’internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.
La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements…
La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en oeuvre des axes du Projet d’Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d’activités sur le plan des organisations médicales.
La DAM est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie).
La Direction des Affaires Médicales dispose d’un outil de gestion du temps médical (GTMED) permettant d’élaborer et de gérer les plannings et tableaux de service de la population médicale (2 500 personnes), ainsi que de gérer la permanence des soins (gardes et astreintes dont la paie) et les absences (congés, RTT, formation, télétravail, …), le temps de travail addiditionnel.
La maintenance de la solution informatique GTMED n’étant plus assurée par le prestataire, un nouveau logiciel de gestion du temps médical a été sélectionné lors d’un appel d’offre, en remplacement du précédent.
Le CHUGA a lancé un nouveau projet stratégique d’envergure pour déployer une nouvelle solution informatique de gestion du temps médical dénommé CHRONOTIME.
Une équipe projet a été mise en place composée, d’un Chef de projet Informatique, d’un Chef de projet RH médicales et d’1 gestionnaire en appui opérationnel. L’équipe projet s’appuie sur des praticiens référents mobilisés sur les aspects métiers dans des services médicaux pilotes et représentatifs des organisations médicales du CHU.
Le projet a débuté en septembre 2020 avec un démarrage prévu début 2025 tenant compte des étapes complémentaires à assurer à ce stade du projet.
Nous recherchons un Chef de projet RH médicales en capacité de prendre la suite du projet dans ses différentes dimensions. Il sera épaulé par une équipe projet dynamique.
Les missions portent au premier chef sur la chefferie du projet Chronotime avec une opportunité de poursuivre sur les missions dans le domaine de la gestion du temps médical.
Les activités spécifiques au poste :
Sous la responsabilité de l’attachée en charge de la gestion du temps médical, le Chef de projet est le garant de la mise en production réussie du nouveau logiciel de gestion du temps médical. Il dispose des compétences techniques et de gestion de projet et a d’excellentes capacités relationnelles.
Le chef de projet Chronotime recruté en 2024 prendra la suite du projet avec un niveau de réalisation déjà très avancé. Le candidat sera destinataire de l’historique du projet et devra être en capacité de finaliser le projet dans l’ensemble de ses dimensions avec l’accompagnement adéquat.
Management de projet :
o Organiser et piloter le projet CHRONOTIME et assurer son cadrage (délais, risques, performances,)
o Elaborer un rétroplanning fin et précis et en assurer le suivi
* o Communiquer sur l’état d’avancement du projet à la Direction et l’équipe projet (reporting régulier) ;
* o Associer les experts médicaux et le groupe projet médical ;
* o Créer du lien et associer les équipes médicales référentes sur le projet ;
o Organiser les sessions de formation à destination des utilisateurs et de l’équipe DAM.
Suivi de tests :
* o Rédaction des plans de tests, corrections et suivi de la bonne exécution ;
* o Définir les fonctions et planifier les différentes tâches de l’équipe en charge des tests ;
* o Implication dans la réalisation des tests ;
o Reporting régulier à la Direction sur l’état d’avancement des tests.
Suivi technique, gestion des temps et des activités
o Paramétrage de l’ensemble des compteurs de temps et d’absences et calcul de droits aux absences, gestion des astreintes, gestion des activités réalisées
o Paramétrage des circuits de validation en lien avec la direction de la DAM
* o Gestion multi-structure et multi-affectation permettant de gérer des collaborateurs travaillant dans différents niveaux d’une structure ;
o Identification des organisations des services médicaux (organisation de jour et de permanence des soins)
o Paramétrage des plannings par services médicaux
o Paramétrage et créations de nouveaux profils
o Rédaction des procédures à destination des administrateurs et utilisateurs.
Pilotage du déploiement et accompagnement des utilisateurs
o Accompagnement opérationnel des différents utilisateurs (secrétaires, CDS, médecins, équipe DAM, etc.)
* o Vérification de la bonne utilisation de l’outil ;
* o Gestion de la hot-line post-déploiement ;
o Gestion des relations avec le prestataire ;
Profil recherché
Compétences techniques
* o Maîtrise des outils informatiques de gestion du temps de travail (GTMED ou autre logiciel) ;
* o Maîtrise des outils informatiques spécifique (CPAGE RH, Business Object,) ou compétences en informatique suffisantes pour les appréhender rapidement ;
* o Bonne culture en ressources humaines et gestion de projet ;
* o Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel) ;
o Connaissance du monde hospitalier appréciée.
Aptitudes professionnelles
* o Goût pour les chiffres, car les informations quantitatives représentent une part importante du travail ;
* o Bon relationnel pour obtenir les données nécessaires et communiquer les résultats ;
* o Esprit de synthèse, d’analyse et rigueur pour traiter les données chiffrées ;
* o Adaptabilité face aux questions des différents interlocuteurs et qualités relationnelles dans les échanges avec les praticiens ;
o Formation de niveau Bac +2 minimum et formation en gestion des ressources humaines ou finances appréciée.
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