Responsable de gestion administrative

Le Cabinet Merlin est un cabinet de conseil et d’ingénierie intervenant dans tous les domaines liés à l’environnement et à la transition écologique des territoires : l’eau, les déchets, les énergies, les aménagements urbains et la mobilité, pour des missions de maitrise d’œuvre, d’étude, d’audit auprès des collectivités locales et des industriels.

Le Cabinet Merlin a pour ambition de participer activement à la transition écologique sur tous nos terrains d’action en proposant des prestations de conseil et d’ingénierie pour un monde durable et en améliorant nos pratiques professionnelles au quotidien.

Vous êtes intéressé par les projets techniques ? Notre agence de Lille composée de 6 collaborateurs vous attend avec impatience !

En lien direct avec la responsable d’agence, vous prenez en main la gestion administrative de nos marchés et des contrats de travaux. Vous êtes également en charge de la gestion quotidienne de l’agence. Plus précisément :

Gestion quotidienne de l’agence :

1. Accueil des visiteurs, et gestion des appels entrants,
2. Gestion du courrier (classement, archivage),
3. Gestion des achats,
4. Gérer les envois,
5. Classer et archiver les documents et courriers,
6. Gérer les interfaces avec le service du personnel.

Gestion administrative de nos marchés :

1. Gestion des contrats (préparation avec pièces contractuelles, justificatifs; signatures; réception et enregistrement dans le système d’information; information responsable d’agence),
2. Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants,
3. Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable de projet,
4. Établir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants, …),
5. Émettre les mémoires d’honoraires, décomptes définitifs de rémunération sur instruction du responsable d’affaire,
6. Suivre les créances clients, relances,
7. Gérer les interfaces avec le service comptabilité.

Gestion administrative des marchés de travaux :

1. Vérifier la constitution « administrative » des marchés de travaux,
2. Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des entreprises et par le maître d’ouvrage,
3. Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l’outil de liquidation et en informer le responsable d’agence,
4. Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable de projet,
5. Établir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du marché (OS, PV, documents de sous traitance, avenants, …),
6. Établir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable d’affaire, en vérifiant l’adéquation avec les données contractuelles du marché,
7. Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.

Savoir et savoir-faire :

Secrétariat technique, gestion administrative, titulaire d'un Bac secrétariat - comptabilité, vous justifiez d'une expérience de 2 à 5 ans, idéalement en Bureau d'Études, ou en entreprise de construction.

Compétences :

1. Connaissance des différents intervenants à l’acte de construire,
2. Connaissance du code de la commande publique,
3. Connaissance des règles de la comptabilité publique,
4. Maîtrise des outils informatiques bureautique,
5. Maîtrise des outils de gestion.

Savoir-être :

1. Capacités rédactionnelles : savoir structurer et rédiger un document, savoir rédiger un document de synthèse, maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,
2. Capacité de travail en équipe : esprit d’équipe, capacité d’écoute,
3. Qualités personnelles : sens de l’accueil, disponibilité, autonomie, rigueur, motivation, organisation personnelle, discernement, objectivité, discrétion, respect,
4. Respecter des procédures et des délais,
5. Votre esprit d'initiative sera un atout supplémentaire pour réussir pleinement dans vos fonctions.
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