Chargé de projet événementiel h/f

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

* De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
* Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
* Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
* Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité de la cheffe du service Communication et événementiel, la/le chargé·e de projet événementiel participe à la gestion et à l’organisation des événements internes et externes du bâtiment Henri Moissan. Il/Elle seconde la responsable dans le pilotage et la coordination de l'ensemble du service de la Faculté de Pharmacie.

Missions principales de l’agent·e :

* Répondre aux demandes d’informations et aux sollicitations d’organisation d’événements, analyser les attentes des organisateurs·rices, planifier les réunions préparatoires et élaborer le planning des actions à mener ;
* Gérer la collaboration entre les différentes parties prenantes de l’organisation d’un événement (organisateurs·rices, équipes administratives et prestataires) ; anticiper les besoins logistiques et techniques, planifier les réservations des salles et espaces du bâtiment, assurer le suivi des devis des prestataires ;
* Jouer un rôle de conseil auprès des organisateurs·rices ;
* Concevoir, rédiger et mettre à jour un manuel d’organisation d’événements dans le bâtiment Henri Moissan ;
* Tenir à jour les fichiers partagés d’organisation d’un événement ;
* Participer à l'organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et étudiantes de la Faculté de Pharmacie et de la Graduate School Health and Drug Sciences (Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de remise des diplômes, Forum étudiant…) ;
* Représenter la responsable lors de réunions et/ou d’événements.

Type du contrat : CDD 1 an


Profil recherché

Connaissance, savoir :

* Connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des établissements publics
* Connaissance des missions et des priorités de l'établissement
* Utilisation des outils bureaucratiques (Word, Excel) et des outils de PAO
* Excellente maîtrise de l’orthographe

Savoir-faire :

* Évaluer et hiérarchiser les besoins
* Savoir planifier et respecter des délais
* Gérer les situations imprévues

Savoir-être :

* Aisance relationnelle
* Rigueur et organisation
* Capacité d’adaptation
* Disponibilité et réactivité
* Capacité à travailler dans des délais contraints
* Capacités à gérer des situations imprévues
* Force de proposition
* Esprit d’équipe
* Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle