Assistant(e) administratif(ve) - direction médicale des services professionnels

Mission Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations. Description du poste L’assistant administratif à la Direction médicale et des services professionnels est un collaborateur de premier plan qui contribue activement au succès de la direction médicale et des services professionnels. Relevant du directeur médical et des services professionnels, il coordonne l’ensemble des activités en lien avec l’obtention des statuts et des privilèges des médecins, dentistes et pharmaciens, de la gestion des activités professionnelles et des conditions de pratique des médecins. De plus, il est appelé à soutenir le comité d’évaluation de l’acte médical. Cette fonction nécessite des compétences organisationnelles supérieures. Ce bras droit anticipe une foule de demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes tout en effectuant diverses tâches administratives liées aux divers comités en lien avec les fonctions du directeur médical des services professionnels. Dans le cadre de nombreuses communications avec les médecins, le Ministère, Santé-Québec, le Collège des médecins du Québec et divers intervenants, il établit les communications entre la direction médicale et des services professionnels et ces instances et par conséquent, doit faire preuve d’un grand professionnalisme. Principales responsabilités *Apporter un soutien administratif complet en lien avec le rôle du directeur médical et des services professionnels : Effectue les appels de sujets; Assure toute la logistique des séances (réservation de la salle, gestion de l’audiovisuel, commande de nourriture, coordination des invitations et entrées d’agenda); Reçois, vérifie et compile l’ensemble de la documentation déposée à la DMSP en s’assurant qu’elle respecte les meilleurs standards de qualité; Prépare toute la documentation et les outils nécessaires au bon déroulement des activités ; Dresse les procès-verbaux et fais le suivi de l’ensemble des résolutions adoptées; Tient les registres et les dossiers professionnels des médecins et des dentistes selon les procédures en vigueur; Diffuse les communiqués et les informations pertinentes aux médecins; Assure les différents suivis à la Direction générale; Collabore et soutiens le directeur dans son rôle de co-gestionnaire de la direction clinique de l’institution; Soutiens le directeur dans les responsabilités qui lui sont confiées par la Direction générale. * Travailler en étroite synergie avec l’équipe administrative de la Direction générale et du CMDP sur des dossiers communs; * Effectuer des tâches reliées à l’organisation du travail, à la planification et à l’exécution de travaux complexes à caractère administratif et corporatif, de façon proactive; * Agir à titre de personne ressource au sein de la Direction médicale et des services professionnels dont pour les plateformes de collaboration numériques; * Soutenir la tenue d’évènements (visites ministérielles, délégation internationale ou autres) en collaboration avec les directions partenaires; * Rédiger des correspondances diversifiées de nature complexe à très complexe : lettres et mémos à partir d’idées, composition complexe à très complexe (procédures, processus de travail, etc.) * Assurer le suivi de la messagerie; * Toute autre tâche requise par le supérieur immédiat. Conditions d'emploi * Poste permanent à temps complet; * Quart de jour; * Le salaire sera déterminé en fonction de la scolarité et des expériences de travail du candidat : Titulaire d’un DEC : 27.07 $ à 36.14 $ l'heure; Titulaire d’un baccalauréat : 28.02 $ à 51.76 $ l'heure. Profil Exigences Être employé de Santé Québec Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, techniques de bureautique ou tout autre domaine connexe; Un baccalauréat dans un domaine pertinent constitue un atout; Posséder au moins 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire de haute direction; Avoir une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit; Posséder une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique; Avoir une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de textes, ordre du jour et procès-verbaux; Réussite des tests Word, Excel et Français; Capacité à œuvrer dans un milieu complexe; Une expérience de coordination/soutien administratif au sein d’un Conseil d’administration sera considérée comme un atout. Tes atouts Capacité d’organiser et de coordonner diverses activités variées et complexes simultanément; Autonomie, jugement et grande proactivité; Polyvalence et sens de l’organisation développé; Respect de la confidentialité; Faire preuve de leadership; Capacité à gérer les dossiers selon les priorités; Respect des échéanciers et des priorités; Souci du détail et sens de l’organisation. Notre offre Nous t'offrons des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches: Un salaire horaire allant de 27.07 $ à 51.76 $ en fonction de ta scolarité et de ton expérience; 20 jours de vacances, 13 jours fériés et 9,6 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie; Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille; Un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) qui est l’un des meilleurs au Québec; Un programme d’accompagnement en début poste et de développement professionnel; Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi; Des établissements facilement accessibles: Station de métro, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité, abri à vélos sécurisé. Remarques Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.