Assistant pédagogique (f/h/x)

Notre institut de formation de Grenoble propose les formations en soins infirmiers, aides-soignants et auxiliaires de puériculture.

C'est au sein de notre site de Grenoble que nous recrutons un assistant pédagogique F/H/X

Date de prise de poste souhaitée : dès que possible

Temps de travail : Temps plein

Type de contrat : CDI

Expérience exigée. Connaissance Google Workspace et Drive indispensable

MISSION 1 : ASSURER L'ASSIDUITE DES APPRENANTS

* Saisir les plannings des apprenants sur modèle SoWeSign et importation dans logiciel d'émargement
* Suivre les dysfonctionnements du logiciel d'émargement
* Valider les heures de stages dans le logiciel d'émargement
* Saisir les absences dans le logiciel métier
* Déclarer les absences et l'assiduité auprès de France travail

MISSION 2 : ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

* Gérer le standard
* Réceptionner les appels avec suivi sur logiciel IMAGINE
* Prendre les messages
* Orienter le public et les appels vers les différents services
* Primo renseignements

MISSION 3 PARTICIPER A LA VIE DU SITE

* Participer à la gestion administrative des activités, en fonction des besoins et des échéances
* Suivre les demandes de réservation des véhicules de service
* Gérer les fournitures administratives
* Réceptionner les commandes et livraisons
* Gérer les demandes SAV : copieurs, machines boissons
* Gérer le SSI
* Participer aux évènements : journée porte ouverte, salons, ..
* Participer aux réunions institutionnelles

MISSION 4 : MISSIONS TRANSVERSALES

* Traiter le courrier : départ, arrivée, transmission, affranchissement
* Diffuser l'information en général
* Mettre à jour les écrans d'accueil
* Réaliser la reprographie : évaluations et documents pédagogiques et administratifs, plaquettes de présentation et de sélections
* Mettre à jour les plannings des salles sur le Drive et suivi des demandes de réservation
* Gérer les accidents du travail des apprenants
* Participer à la gestion des indemnités de stage des apprenants
* Préparer les pochettes de rentrée, des dossiers apprenants
* Participer au classement et à l'archivage des documents pédagogiques
* Pointer les dossiers de sélections AS / AP / SI avant diffusion au secrétariat de section
* Suivre les dossiers de sélection incomplets

Vous avez idéalement une première expérience. Autonome et organisé(e), votre capacité d'adaptation à une équipe pluridisciplinaire constitue un atout majeur pour la réussite de vos missions.

Doté(e) d'un bon sens de la communication, vous savez vous adapter à différents types d'interlocuteurs, internes comme externes. Vous êtes capable d'identifier et de traiter les demandes en évaluant leur degré d'urgence, de hiérarchiser vos tâches et de gérer vos priorités dans le respect des contraintes et des échéances.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ainsi que les procédures applicables à votre domaine. Méthodique, vous savez classer, archiver, rendre compte de votre activité et transmettre les informations utiles de manière claire et pertinente.

Ouvert(e) d'esprit, curieux(se) et à l'écoute, vous savez faire preuve d'initiative, de rigueur, de loyauté et d'équité. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la collaboration, votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à prendre du recul face aux situations. Votre esprit d'analyse et votre force de proposition seront des atouts appréciés au sein de notre structure.