Assistant / assistante administration des ventes (h/f)

1. Administration des ventes / relation client
Vous assurerez le suivi opérationnel des commandes clients :
- réception et suivi des commandes ;
- confirmation des informations
commerciales ;
- coordination avec la production et la
qualité ;
- suivi des délais de préparation et
d'expédition ;
- communication régulière avec les clients ;
- gestion des demandes clients liées aux
commandes, livraisons, documents et
qualité ;
- mise à jour des tableaux de suivi et du
système d'information.
Vous serez un interlocuteur clé pour garantir un service client fiable, clair et réactif.
2. Logistique internationale
Vous organisez et suivez les flux de transport :
- transport routier en France et en Europe ;
- transport maritime en conteneurs ;
- coordination avec les transitaires,
transporteurs, compagnies maritimes et
entrepôts ;
- suivi des bookings ;
- suivi des ETD / ETA ;
- gestion des plannings de chargement ;
- suivi des documents export ;
- anticipation et résolution des retards ou
blocages logistiques
Les destinations pourront notamment concerner l'Europe, l'Asie, les États-Unis et l'Afrique.
3. Lien production, qualité et clients
Vous travaillerez en lien direct avec les équipes internes :
- production ;
- qualité ;
- commerce ;
- comptabilité ;
- direction.
Votre mission sera de faire circuler les bonnes informations au bon moment :
- disponibilité produit ;
- conformité qualité ;
- certificats ;
- documents clients ;
- contraintes de chargement ;
- priorités clients ;
- incidents éventuels.
Vous devrez être capable d'anticiper les problèmes et d'alerter rapidement les équipes concernées.
4. Suivi documentaire et facturation
Vous participerez au suivi administratif des ventes :
- préparation ou contrôle des documents
d'expédition ;
- suivi des documents clients ;
- transmission des éléments nécessaires à la
facturation ;
- lien avec la comptabilité ;
- suivi des dossiers jusqu'à leur clôture ;
- contrôle de cohérence entre commande,
livraison, documents et facture.
5. Système d'information et amélioration des process
Vous participerez activement à l'amélioration de notre système d'information.
Vous devrez notamment :
- renseigner correctement les outils
internes ;
- fiabiliser les données ;
- éviter les doubles saisies ;
- proposer des améliorations de process ;
- participer à la mise en place de nouveaux
tableaux de bord ;
- travailler avec les équipes digitales pour
améliorer le suivi logistique et ADV.
Le poste demande une vraie rigueur dans la gestion des données et des documents.
Profil recherché
Nous recherchons une personne organisée, fiable, rigoureuse et à l'aise dans un environnement international.
Vous avez idéalement une expérience dans l'un des domaines suivants :
- ADV export ;
- logistique internationale ;
- transport maritime ;
- transport routier ;
- agroalimentaire ;
- négoce agricole ;
- industrie ;
- relation client B2B ;
- gestion documentaire export.
Compétences indispensables
- Français courant obligatoire.
- Anglais courant obligatoire, écrit et oral.
- Une troisième langue est fortement
appréciée : espagnol ou italien.
- Bonne maîtrise d'Excel / Google Sheets.
- Bonne capacité d'organisation.
- Rigueur administrative.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en
parallèle.
- Aisance dans la relation client.
- Capacité à travailler avec des équipes
production, qualité, commerce et
comptabilité.
- Bonne capacité à utiliser un système
d'information.
- Réactivité et sens des priorités.
Compétences appréciées
- Connaissance des documents export.
- Connaissance des incoterms.
- Expérience avec les transitaires et
compagnies maritimes.
- Expérience du transport conteneur.
- Expérience du transport camion Europe.
- Connaissance d'un ERP, idéalement
Dolibarr ou équivalent.
- Expérience dans les produits agricoles ou
agroalimentaires.
- Connaissance des contraintes qualité, lots,
traçabilité et certificats.
Qualités attendues
Nous cherchons une personne :
- très organisé(e );
- fiable ;
- précise ;
- réactivité