Détails de l'offre
Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. La durée du contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite de six ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.
Temps de travail : Temps complet
Description de l'emploi :
* Apporte une aide en termes d'organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
* Coordonne et assure les relations entre la collectivité et les associations présentes sur le territoire pour les événements via le guichet unique.
* S'efforce de véhiculer une image positive de la ville.
Missions / conditions d'exercice :
* Accueil téléphonique des interlocuteurs privilégiés au service Événementiel.
* Assurer le suivi de l'activité évènementielle : organise et gère des documents de synthèse (tableaux de bord, graphiques, plannings...).
* Réalisation de comptes-rendus, de fiches techniques et suivi de la coordination des interventions d'autres directions et de prestataires extérieurs.
* Coordination du guichet unique :
* Collaborer avec la personne dédiée au guichet unique pour toutes les demandes de manifestations.
* Gérer, accompagner, suivre les porteurs d'événements de grandes ampleurs fléchés dans le cadre du guichet unique (matériel, plantes, sonorisation, location, présence d'élus...).
* Veiller à la réglementation et à la sécurité de l'événement, à la prise des arrêtés nécessaires (débits de boisson, occupation du domaine, circulation, neutralisation de stationnement, fermeture tardive, réglementation et droits de place).
* Assurer avec les autres services de la collectivité la bonne organisation et le bon déroulement des manifestations (police municipale, prévention urbaine).
* Suivre les réunions du point hebdomadaire "événements".
* Coordination des événements :
* Assurer une présence sur les événements de la préparation au démontage.
* Suivi budgétaire en lien avec le responsable : gestion des devis.
* Accompagner la mise en œuvre des aspects logistiques liés à l'organisation d'événements Ville et Agglomération en lien avec le responsable de service.
* Réalisation de comptes-rendus, de fiches techniques et suivi de la coordination des interventions d'autres directions et de prestataires extérieurs.
* Rechercher et participer à la prospection de nouveaux prestataires - événements - benchmark.
Profils recherchés :
* Maîtriser le logiciel protocole (Suipi)
* Maîtriser les techniques de secrétariat.
* Utilisation des outils bureautiques.
* Connaissances du budget et de la comptabilité.
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
* Sens du relationnel : accueil de tous les publics lors de grandes manifestations.
* Renseigner et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent.
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
* Sens de l'organisation, de l'écoute, des relations et du contact humain.
* Discrétion, réactivité et esprit d'initiative.
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