Au sein de la Direction de l'investissement et rattaché(e) au Directeur du département Immobilier (environ 30 personnes), vous assistez la Directrice du département et son adjoint, avec pour missions principales :
Appui opérationnel et administratif
-tenue de l'agenda de la Directrice et de son Adjoint ;
-accueil et traitement des contacts externes et internes (mails, courrier, visiteurs en présentiel) ;
-suivi et mise à jour des contacts externes de haut niveau ;
-organisation des déplacements, gestion des ordres de missions et des notes de frais ;
-organisation de réunions/réceptions et appui à l'organisation d'événements du Département ;
-participation éventuelle au Codir du Département et préparation du compte-rendu hebdomadaire ;
-coordination de l'organisation pratique du travail avec d'autres assistant(e)s de la Direction de l'Investissement.
Moyens généraux
-gestion des fournitures et classement ;
-maintenance courante du photocopieur, des imprimantes et machines à café, commande de consommables ;
-mise à jour de l'organigramme, du trombinoscope et des listes de diffusion mail du département, inventaire du matériel informatique, suivi des congés du CODIR ;
-gestion en amont des arrivées/départs, production et mise à jour d'un kit nouvel arrivant ;
-mise à disposition des équipes des modes d'emploi/tutos des logiciels, outils, procédures... ;
-pilotage des budgets frais de mission, frais de fonctionnement, abonnements du département.
Suivi des audits externes, travaux parlementaires, dossiers
-comptes-rendus, mise en forme des courriers, notes... ;
-s'assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution des dossiers, de leur mise à jour, de leur transmission, du suivi et du classement ;
-appui à la coordination et suivi des réponses aux corps d'inspection, de contrôle, d'évaluation (notamment Cour des Comptes) ;
-appui dans la coordination de l'ensemble des activités, projets et dossiers transversaux du département, des demandes transversales des interlocuteurs avec lesquels le Département est en lien ;
-appui à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langages/discours nécessaires lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la Directrice et de son Adjoint.
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