RESPONSABILITÉS :
Les instituts de formation d'Esquirol comprennent :
1 Institut de Formation en Soins Infirmiers – 1 Institut de formation de manipulateur d'électroradiologie médicale – 1 Institut de Formation d'Aides-Soignants – 1 centre de formation d'assistant de régulation médicale – 1 Institut de formation des ambulanciers
Direction de la formation initiale et de l'intégration professionnelle
Le Service de Documentation Centrale des HCL
Le service Logistique
L'agent d'accueil assure l'accueil du site et la gestion des salles
Liens hiérarchiques :
Cadre de proximité responsable de la logistique du site
Responsable du pôle Administratif
ACCUEIL DU SITE
Contrôle des entrées / sorties du site (accès sécurisé par badge)
Gestion des livreurs
du courrier
Renseignements divers physiques et téléphoniques
des clés (suivi des prêts et retours)
de la bagagerie
Contrôle du fonctionnement du SSI en l'absence de l'agent de sécurité et du téléphone de sécurité
Renseignement sur les formations en l'absence des secrétaires
Veille et mise à jour des procédures d'accueil
Affichage du site (affichage quotidien et lors des évènements) :
Création des affiches
Installation du fléchage
Diffusions numériques d'informations
GESTION DES SALLES (55 salles et 3 amphithéâtres) :
Demandes internes : Réservation des salles pour les cours en fonction du planning
Demandes externes :
Réception des demandes de réservation
Organisation du planning
Lien avec les interlocuteurs extérieurs
Référencement du matériel des salles / Remise en état
Transmission des bonnes pratiques relatives à la réservation des salles auprès des formateurs
GESTION DU DISTRIBUTEUR DE BOISSONS EN LIEN AVEC LA SOCIÉTÉ :
Faire remonter les dysfonctionnements au prestataire
Suivre les remboursements aux étudiants
GESTION DE LA SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS,
Application des protocoles de sécurité incendie
Participation à l'évacuation du site en cas d'incendie
Assurer un tour de fermeture du site
Contrôler la mallette de secours en lien avec l'infirmière santé au travail
Prise en compte des sollicitations de l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes à l'établissement et transmission à la personne compétente du service ou à son responsable afin de garantir la qualité de service.
Déclarer les défaillances techniques en lien avec les locaux via l'application HCL Quick DI GMAO
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service
PROFIL RECHERCHÉ :
SAVOIR FAIRE REQUIS
· Capacité à rédiger et mettre en forme des documents au format institutionnel
· Capacité à identifier les interlocuteurs pour orienter les demandes
· Rigueur dans l'organisation
· Polyvalence (poste soumis à interruption de tâches)
· Savoir identifier les entrées et les sorties sur site
· Capacité à travailler en équipe
CONNAISSANCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER
· Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint et...)
· Connaissance d'un standard téléphonique
· Connaissance appréciée du logiciel GRR
· Connaissance appréciée du logiciel Berger Levrault et Forméis
SAVOIR-ÊTRE REQUIS
· Sens de l'accueil indispensable
· Bonne présentation
· Intérêt pour le domaine de la formation
· Rigueur, maîtrise de soi.
· Capacité d'adaptation.
Conditions de travail
• Poste à temps plein (100%) et à repos fixes, soumis au pointage.
• 28 CA et 15 RTT par an, devant être posés en priorité sur les périodes de faible fréquentation scolaire.
• Horaires à adapter aux nécessités du service.
• Journées de 7h30 sur une amplitude pouvant aller de 7h30 à 18h
• Pas de possibilité de télétravail
• • Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
• Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.
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