Sous la responsabilité du directeur adjoint administratif, la secrétaire d'unité assure le bon fonctionnement du service (accueil, transmission des informations, administration) en lien avec le chef de service dans l'ensemble des activités liées à l'accompagnement des enfants / adolescents et au suivi de l'activité des salariés. De ce fait, elle assure le relais administratif entre tous les acteurs concernés par cet accompagnement.
En lien étroit avec le chef de service, le / la secrétaire
1. Participe à la gestion administrative du service (courrier, projets éducatifs, projets personnalisés d'accompagnement et documents à destination de la MDPH, des familles et des partenaires.)
2. Effectue le traitement administratif
3. Des relevés hebdomadaires sur le logiciel Fac B2 (suivi des procédures et tableaux de bord).
a. Du registre du courrier départ- arrivé
b. Du registre de présence des enfants
c. Accueil des enfants, adolescents, des familles et / ou représentants légaux, des partenaires ou toute personne se présentant au sein du service
4. Création des dossiers de l'enfant / adolescent, mise à jour et alerte par rapport aux échéances selon les procédures instituées
5. Recueil, transmission et diffusion des informations (administratives et autres) auprès de l'équipe pluridisciplinaire, des partenaires, des familles et / ou représentants légaux et du chef de service
6. Gestion de la sauvegarde, du classement et de l'archivage des dossiers et de leur contenu
7. Participation aux réunions de l'unité et de la vie de l'établissement.
8. Participation à des actions transversales au pôle DITEP (compte rendu des CVS, suivi post accompagnement, documents de formation, etc., .)
Le / la secrétaire assure
- La coordination et la fiabilité des tâches administratives
- Le respect des échéances
- La diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés dans le respect des règles de confidentialité
- Une communication fluide avec le chef de services et la secrétaire de direction
- Des dossiers complets et à jour
- Le suivi rigoureux avec le chef de service des dossiers, échéances et outil de pilotage
- Le recueil exhaustif des éléments administratifs nécessaires à l'accompagnement de l'enfant / adolescent
- Le relai auprès des familles et / ou représentant légaux, des partenaires pour la transmission d'informations
- La formalisation et la traçabilité des actions menées
- La prévention de la maltraitance et la promotion de la bientraitance
- Un engagement dans les dynamiques d'équipe
Connaissances associées :
- Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)
- Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques
- Connaissance de techniques d'archivage et de classement
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