Assistant de direction h/f

RESPONSABILITÉS :

Tâches communes ESAT / Foyer Jean Moulin
1. Accueil & Communication
o Tenue du standard
o Accueil physique et veille au remplissage du registre d'entrée des visiteurs
o Prise de notes et élaboration de compte-rendu
o Enregistrement du courrier des personnes accompagnées avant transmission
2. Gestion administrative générale
o Gestion administrative courante de l'établissement
o Gestion des achats de fournitures de bureau et de pharmacies
o Déclarations et suivis des sinistres
o Gestion des procès-verbaux (PV)
o Suivi du taux d'activité mensuel
o Préparation, participation et rédaction du compte-rendu du Comité de Vie Sociale (CVS)
o En lien avec l'Agent Technique :
- Contrôle et suivi des contrats de maintenance et des vérifications obligatoires
- Mises en concurrence et/ou recherche de prestataires

3. Ressources humaines
o Transmission des éléments variables de paie aux gestionnaires
o Mise en œuvre et suivi du Plan de Développement des Compétences
o Préparation et suivi des dossiers du personnel
o Commande des tickets restaurants du personnel
o Demande de prise en charge AGEFIPH pour le personnel
o Suivi des rendez-vous auprès du médecin du travail pour le personnel et les travailleurs

4. Suivi des usagers / personnes accompagnées (via IMAGO)
o Vérification, contrôle et mise à jour des données des travailleurs / résidents
o Saisie des données lors d'une nouvelle entrée à l'ESAT ou au Foyer
o Numérisation du dossier du travailleur et de la personne accompagnée

Missions spécifiques sur l'ESAT :
1. Encadrement et appui aux travailleurs
o Supervision d'un travailleur dans la gestion du courrier (entrant/sortant) et des mails selon les procédures
o Enregistrement et suivi des absences des travailleurs
2. Gestion administrative et financière
o Facturation client, suivi des règlements, relances des impayés
o Gestion de la déclaration DOETH
o Contribution à la bonne gestion comptable de l'ESAT
3. Support technique
o Interface avec les partenaires extérieurs de l'ESAT
Missions spécifiques sur le Foyer :
1. Accueil et gestion des communications internes/externes
o Contrôle et gestion des entrées/sorties
o Gestion du standard téléphonique et orientation vers les bons interlocuteurs
2. Gestion administrative et financière
o Préparation des factures pour la direction
3. Support technique
o Gestion du tableau de suivi des matériels remis (clés, bip, etc.)
o Suivi des commandes passées et travail de contrôle de celles-ci

Cette liste est non exhaustive

PROFIL RECHERCHÉ :

• Diplôme Bac+2 requis idéalement en Administratif et Ressources Humaines
• Expérience de minimum 2 ans souhaitée, idéalement dans le médico-social
• Maîtrise de la langue française et de l'outil informatique (Word, Excel)
• La connaissance d'Imago est un plus
• Excellente qualité rédactionnelle et communicationnelle
• Sens de l'organisation, de synthèse, prise d'initiative, d'autonomie, polyvalence, discrétion
• Respect et capacité d'écoute des personnes accueillies

Conditions et organisation de travail :
Poste en CDI Temps Plein à pourvoir dès que possible
Localisation : Poste basé à l'ESAT et Foyer Jean Moulin - 40 avenue Jean Moulin - 75014 Paris
Rémunération : Selon expérience et en application de la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966
Durée du travail : 35h/semaine, du lundi au vendredi