Au sein du secrétariat général commun départemental, le Bureau Interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI) est chargé de la gestion du budget de fonctionnement commun pour la préfecture, les sous-préfectures et des 3 directions départementales interministérielles (DDI), sur le BOP 354, dans le respect de la politique d’achat de l’État et du code des marchés publics. Il assure également l’exécution du BOP 723 et des dotations fléchées (EMIR, sécurisation, accueil) relatifs aux opérations immobilières de l’État. Il met en œuvre la politique «voyages» (gestion des frais de déplacement, congés bonifiés…) pour l’ensemble des structures.
Au titre des marchés
Le gestionnaire :
* Élabore les documents techniques en liaison avec les services utilisateurs: PFRA, DAE, CSP, SFACT, CGF (marchés subséquents, avenants, BPU…) et les fournisseurs.
* Gère les aménagements nécessaires aux contrats en lien avec l’acheteur et le responsable des achats pendant l’exécution du marché.
* Mise à jour et suivi des outils de service (tableau de suivi des marchés, tableau de mise à jour des engagements et paiements).
* Assure une veille réglementaire sur les marchés des BOP 723 et 354. Pour cela, il assure le traitement de la boite sgc-achat et participe aux visioconférences de la PFRA. Il actualise le calendrier des marchés propres à l’ATE (date de début et fin de marchés, renouvellement, révisions de prix annuelles…)
* Assure le bon déroulement du marché lié à l’étude de densification du site Bourgmayer: exécution de la tranche ferme et de la tranche optionnelle; suivi des paiements aux prestataires; rédaction des documents liés au marché …
* Il peut être amené à rédiger les dossiers de consultation pour les marchés locaux.
* Rédige et met en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs aux réunions SDIR.
* Garantit la bonne utilisation des applications dédiées à la gestion des marchés: PLACE, APPACH,Chorus coeur et chorus formulaire.
* Saisit et traite les demandes d'achats liées aux marchés, provenant des centres de coûts et des services prescripteurs pour les BOP 354 et 723
* Constate le service fait, prépare les ordres à payer (ZDEP 56).
Au titre du contrôle interne financier
Le gestionnaire :
* Élabore et suit les actions de la feuille de route relatives aux mesures de traitement des risques relevant des référentiels de contrôle interne budgétaire et de contrôle comptable.
* Analyse les risques et les enjeux financiers et comptables de la structure dans son périmètre d‘action, au regard de ses objectifs.
* Accompagne les services dans la maîtrise des risques et l’amélioration de l’efficacité des processus financiers.
* Vérifie la mise en place et l’exécution des outils du contrôle interne financier.
* Contribue à la tenue des instances de gouvernance de la maîtrise des risques.
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