Dans le cadre des directives du projet associatif et de sa déclinaison en projets de services, le (la) Responsable Administratif et Financier est garant de la gestion administrative et financière de l'association et de la coordination du Pôle Administration et Gestion.
Il/ Elle accompagne le directeur par la prise en charge de dossiers sur les volets juridiques, financiers et administratifs tout en assurant leur suivi et leur mise en application.
- Dans le cadre du projet associatif, participer à la définition de la stratégie et de la politique de gestion de la structure.
- Assister et être force de proposition auprès du directeur et du chargé de projet par la prise en charge de projets internes liés aux activités et aux objectifs de développement de l'Association :
- Répondre à des appels à projets (volet Administratif),
- Rechercher et obtenir des mécénats et/ou subventions.
- Porter à la connaissance de la direction et du Conseil d'Administration tout élément d'analyse sur les axes administratif, humain et financier afin de permettre une prise de décision éclairée.
- Réaliser la veille sociale, juridique et réglementaire en lien avec les Conventions Collectives qui régissent l'Association.
- Assurer la gestion courante de l'Association en cas d'absence du directeur.
- Assurer la coordination et la supervision de l'activité d'un point de vue administratif et comptable.
-Suivre les dossiers FSE de l'EI.
-Mettre en place les procédures de gestion de l'AI et de l'EI.
-Contrôler et adapter les procédures de l'ACI.
-Participer à la mise en application des conventions collectives.
-Participer à la GPEC afin d'adapter les ressources humaines aux finalités de l'association.
-Superviser la mise à jour des tableaux de bord RH des permanents (entrée, formation initiale, plan d'actions individualisées, mesures disciplinaires ou rappel à l'ordre, formation suivie, fiche d'entretien annuel formalisé, etc.).
-Coordonner la gestion administrative liée aux ressources humaines : contrat, visites médicales, OPCA, déclarations, etc.
-Superviser la paie : contrôler les éléments de paie en amont et en aval.
- Superviser les congés payés, les arrêts maladies, les incapacités, etc.
- Superviser le suivi administratif du plan de formation.
- Participer à la gestion des IRP.
- Mettre en place et suivre les indicateurs d'activités via une comptabilité analytique
- Suivre les modèles économiques des 3 dispositifs :
o Produire des budgets prévisionnels détaillés.
o Participer au contrôle de gestion sur l'ensemble des activités.
o Participer à l'analyse du modèle économique de l'association : rentabilité/activité.
- Prendre en charge des études tarifaires.
- Participer à la mise en place des conventions financières, suivre leur réalisation.
- Relayer l'action managériale du directeur auprès des permanents.
- Animer les équipes : accompagnement, réunions, entretiens et évaluations.
- Gérer la discipline, les rappels à l'ordre et les sanctions pour les manquements.
- Superviser l'acquisition de compétences professionnelles tout en assurant l'efficience du fonctionnement.
- Assister/coordonner/conseiller les collaborateurs dans la mise en place du système qualité de tous les agréments/dispositifs portés par l'association.
- Assurer le suivi des process qualité :
o Créer, développer et maintenir les systèmes de transmission et d'échanges interne et externe.
o Codifier, optimiser, sauvegarder les procédures de contrôle et de gestion du groupement.
o Formaliser une démarche qualité sur les volets juridique, financier et administratif.
La liste présentée des missions n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de l'association
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