Gestionnaire de scolarité h/f

À propos de nous

Située au coeur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.


Mission

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, la Faculté de Philosophie de l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute gestionnaire de scolarité

Missions principales :

Accueillir et informer les étudiants et enseignants en présentiel, par téléphone ou mail :

-Transmettre l’information par divers canaux

- Gérer le courrier et traiter la messagerie

-Renseigner sur la faculté et ses formations

Gérer la scolarité des étudiants de master 2, notamment :

- Emploi du temps : demande des salles et saisie des EDT, suivi des heures enseignants (gestion des absences-rattrapages, changement de salles...)

- Gérer le suivi de la scolarité des étudiants : Affectation des étudiants dans les groupes de CM et TD, changement de groupes, suivi des absences, dispense d'assiduité et tout ce qui relève du suivi de la scolarité

- Gestion des examens (sujets, affichage des plannings, organisation des épreuves orales, écrites, et des épreuves aménagées, préparation des copies, listes d’émargements et autres documents nécessaires à la surveillance, permanences en période d’examens (pas de télétravail), traiter l'anonymat des copies, saisie des notes, préparation des jurys, vérification et calcul les PV de délibérations, éditions des PV, communication des résultats aux étudiants

-Ouverture du site web aux étudiants pour visualisation des informations pertinentes et mise en ligne des informations nécessaires aux étudiants

-Établissement des relevés de notes des étudiants à leur retour de l'étranger en liaison avec le SGRI

-Demande et remise des diplômes et attestations de réussite

-Gérer les relations avec des partenaires extérieurs, notamment d’autres universités si diplôme Co accrédité ou conventionnement

-Archivage semestriel/annuel

Soutien au responsable de scolarité pour pallier les pics d’activité en licence :

-Apporter un soutien au service des licences en cas de pics d’activité (périodes d’examens, de saisie de notes…)


Profil

Savoir- faire :

- Maîtrise des outils informatiques de bureautique, notamment Excel, Word, et d’adressage électronique.

- Maîtrise des techniques d’expressions écrites et orales.

- La connaissance d’outil internes à l’université Lyon 3 serait un plus : scollins, GDM, GDS, SCOP

- Capacité d’accueil d’un public varié (étudiants, enseignants) dans de bonnes conditions

Savoir-être :

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur et réactivité, sens de l’organisation et de l’initiative

- Capacité à anticiper et à analyser les problèmes

- Sens de la communication

- Sens de l’accueil et de l’écoute auprès de publics francophones ou non francophones

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac
Expérience souhaitée : Une expérience en gestion de scolarité est un atout

Connaissance et outils :

-Connaissances des normes administratives.

-Connaissance des règles de l’enseignement supérieur français.

Service recruteur : Faculté de Philosophie

Localisation du poste : 15 quai Claude Bernard 69007 Lyon

Date de prise de poste : à partir du 1er septembre 2025

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : jusqu'à 10 mois et 24 jours (contrat finissant au 24/07/2026)

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100% (12 mois)

• Télétravail jusqu’à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à

hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours

• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.

• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun

• Participation de l’établissement à la complémentaire santé

• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les

activités 36€ par an).

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation