Coordinateur des secrétariats médicaux

Vos missions en quelques mots LE POSTE Le (la) coordinateur(trice) des secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux. Il (elle) accompagne à ce titre l’application de la politique ressources humaines dans ce domaine, assure le suivi médico-administratif et organisationnel des effectifs des secrétariats et veille à la qualité, à la continuité et à l’harmonisation des pratiques d’accueil, de saisie et de gestion des dossiers patients. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables des équipes médicales, paramédicales et administratives, il (elle) garant(e) du respect des procédures et de la confidentialité, et contribue à l’efficacité et à la fluidité du parcours patient au sein de l’établissement. Il (elle) est par ailleurs positionné(e) comme responsable du standard de l’éta Missions principales o Organiser, planifier et superviser l’activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats o Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers o Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient · Missions spécifiques en lien avec la qualité o Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives o Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives · Autres missions spécifiques o Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux o Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d’information et de dématérialisation o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l’activité des secrétariats o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices. · Fonction d’encadrement o Encadrer, animer et accompagner l’équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l’activité o Assurer l’évaluation annuelle, le suivi des compétences et la montée en qualification des agents o Favoriser la cohésion d’équipe, la communication et la gestion constructive des situations conflictuelles o Participer au pilotage de l’activité et à la déclinaison des objectifs du service au niveau des secrétariats Profil recherché - Savoir-faire · Analyser et optimiser un / des processus · Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné · Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels · Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence · Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles · Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence · Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes · Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation · Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes - Savoir-être · Rigueur et sens de l’organisation dans la gestion des priorités et des procédures · Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité des informations médicales · Esprit d’équipe et capacité à fédérer autour d’objectifs communs · Sens de la communication et aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (médecins, soignants, administratifs, usagers) · Leadership bienveillant et capacité à motiver, accompagner et recadrer les agents · Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux évolutions du service · Capacité d’analyse et de recul pour anticiper les besoins et résoudre les situations complexes · Diplomatie et maîtrise de soi dans la gestion des tensions ou des situations sensibles · Esprit d’initiative et force de proposition dans l’amélioration continue des pratiques Conditions d’accès au poste Diplôme requis de niveau 6 (Licence) ou 7 (Master) dans les domaines de la gestion, des ressources humaines ou de l’administration publique. Formation / expérience professionnelle exigée en management de services hospitaliers. Très bonne connaissance requise du fonctionnement des secrétariats médicaux. Localisation Localisation : 216 avenue de Verdun BP 585 36019 CHATEAUROUX Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut