Vous êtes Assistante Personnelle / Assistante de Direction, en recherche d'une nouvelle opportunité ?
Postulez-ici ! Notre client, agence d'architecture d'intérieur spécialisée dans les projets ultra-luxe à l'internationale, recherche sa nouvelle Assistante de Direction.
Vous travaillerez pour le Directeur de l'Agence.
MISSIONS
1. Gestion de l'agenda et des déplacements
- Planification et coordination des rendez-vous professionnels et personnels.
- Organisation des réunions, conférences et événements.
- Gestion des réservations (restaurants, hôtels, transports, billets d'avion, etc.).
- Anticipation des contraintes d'emploi du temps et optimisation des déplacements.
2. Communication et gestion des informations
- Gestion des appels téléphoniques et des e-mails.
- Filtrage et hiérarchisation des sollicitations.
- Rédaction et relecture de documents, discours, rapports ou présentations.
- Suivi des correspondances et mise à jour des contacts importants.
3. Support administratif et organisationnel
- Gestion des dossiers administratifs et confidentiels.
- Coordination avec les équipes internes et les partenaires externes.
- Supervision des tâches déléguées aux autres assistants.
- Préparation et suivi des notes de frais, factures et budgets.
4. Assistance personnelle et vie privée
- Organisation des rendez-vous médicaux, personnels ou familiaux.
- Coordination avec le personnel de maison et les prestataires privés.
- Gestion des cadeaux, invitations et événements privés.
- Suivi des abonnements, réservations culturelles et loisirs.
5. Représentation et relations publiques
- Interface avec les partenaires VIP, médias et institutions.
- Accompagnement lors de déplacements ou événements importants.
- Veille sur l'image et la réputation du dirigeant.
6. Anticipation et gestion des imprévus
- Disponibilité pour répondre aux urgences professionnelles et personnelles.
- Capacité à gérer les situations sensibles avec discrétion et diplomatie.
- Réactivité et adaptabilité face aux changements de dernière minute.
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