Responsable du service des assistanats de departement

ESIEE Paris est une école d’ingénieurs qui forme des étudiants dans le domaine des nouvelles technologies (près de 3000 étudiants – 250 collaborateurs – 700 vacataires), c’est une école membre de l’Université Gustave Eiffel localisée sur le Campus Descartes à Marne la Vallée.

À propos du rôle

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe, vous occupez les fonctions de responsable du service des assistanats de département.

Responsabilités

Vous avez en charge l’encadrement des assistant(e)s du service :

• Définir les orientations de travail et les procédures du service.
• Animer les réunions de service et transmettre les informations et les priorités de travail.
• Participer à la mise en œuvre de l'harmonisation des pratiques entre les 2 sites géographiques de l'école.
• Conduire des entretiens professionnels annuels, valider les congés et organiser le télétravail du service.
• Coordonner la continuité de service en cas d’absence, en identifiant les priorités à assurer, en redistribuant temporairement les tâches entre les assistantes.
• Collaborer avec les responsables de département pour fixer les priorités du service.
• Collaborer avec le service assistanat de gestion administrative des vacataires pour la mise en place de processus de travail entre les services.
• Participer aux groupes de travail sur l’évolution des outils et procédures, en veillant à ce que les réalités et contraintes du métier d’assistante soient prises en compte.
• Formaliser et capitaliser les savoirs d’expérience du service : rédaction de procédures, élaboration de guides pratiques et de tutoriels à destination des assistantes, en particulier pour les outils complexes ou évolutifs.

Vous avez en charge la gestion administrative courante d’un département :

• En appui du responsable de département, contribuer à la vie du département (listes de diffusion, agenda partagé, réunions, moments de convivialité, …)
• Assurer le suivi du budget du département.
• Gérer des commandes du département.
• Gérer les fournitures de bureau, les copieurs, les clés, …
• Recueillir le nombre d’heures prévisionnelles des vacataires et vérifier la cohérence des informations remontées dans l’outil de suivi des heures.
• Saisir les attestations des chargés de cours.
• Être le relais d'informations diverses : RH, budgétaires, événementiel, actualités.

Vous avez en charge la mission de support au corps professoral et aux vacataires et l’appui aux activités pédagogiques :

• Assurer la gestion administrative du suivi des stages des filières Temps Plein (FISE) et du suivi des tuteurs Apprentis (FISA).
• Assurer la gestion administrative liée au suivi des projets E3 et E4.
• Contribuer à l'organisation des soutenances de stages (FISE et FISA).
• Contribuer à l'organisation de soutenance de Thèse et HDR.
• Suivre la bonne réalisation d'ordre de mission des agents de l’école et des agents extérieurs.
• Accueillir et renseigner les nouveaux collègues du département (internes et externes).
• Gérer la réservation de salles du département (en lien avec la scolarité).
• Traiter diverses demandes d'étudiants (papier, recherche d'un enseignant, d'un vacataire, d'une salle...).
• Participer aux comités afférents au poste.

Vous avez également en charge des missions complémentaires définies en fonction des besoins et des spécificités des départements et de l’école.

Compétences requises

• Maitrise des outils : EDUTIME, VSF, ADE, PEGASE, STUDEA.
• Bonne connaissances des outils bureautiques numériques et de travail collaboratif.
• Organisation, autonomie, rigueur, fiabilité, flexibilité, réactivité et disponibilité.
• Sens relationnel et travail en équipe.
• Maitrise des délais et gestion des urgences.

Conditions de travail

• CDD d'un an renouvelable pouvant évoluer vers un CDI
• 36h36 par semaine
• Rémunération indexée sur la grilles des titulaires ou contractuels de catégorie A