Assistant(e) en gestion de projets/programmes

Votre équipe

Au sein de la La Direction "Transformation de l'Aviation", le hub d’innovation d’EUROCONTROL (EIH) mène des activités de recherche, d’innovation et de simulation dans le but de contribuer à rendre l’aviation européenne plus performante, plus sûre et plus durable, créant ainsi des passerelles entre la R-D et les activités opérationnelles. L’EIH se consacre également aux nouvelles technologies émergentes ainsi qu’au déploiement des drones et des systèmes de mobilité aérienne en milieu urbain.

La personne retenue sera affectée au service « Centre d’expertise » (CoE). Elle jouera un rôle essentiel dans la coordination et la facilitation des projets et des programmes, et ce de leur lancement à leur finalisation. Elle s’assurera en outre de leur bonne exécution, de la production de rapports précis et de la diffusion adéquate des informations connexes ainsi que du respect des échéanciers et des budgets.

Votre rôle

Votre rôle consistera à:

1. aider les gestionnaires à coordonner et à gérer des projets/programmes, de la phase de lancement à celle de finalisation (notamment sous l’angle de la gestion du personnel ainsi que de la planification et de l’exécution du budget) et recenser les informations relatives à ces projets/programmes afin de disposer d’une vue d’ensemble des activités ;
2. contribuer à la définition des échéanciers/calendriers relatifs aux projets et veiller à leur respect ; assurer le suivi des activités et porter les problèmes à l’attention des gestionnaires de projets/programmes ;
3. gérer et améliorer la production de rapports dans le cadre du suivi des activités, des KPI et de l’état d’avancement des programmes de travail ; superviser notamment les effectifs, les ressources, les dépenses, le budget et les relevés des heures de travail, dans l’optique de fournir des états d’avancement, des points de la situation, des rapports concernant les différents projets/programmes ainsi que des comparaisons entre la progression effective de ceux-ci et les avancées prévues ;
4. suivre l’avancement des livrables ; remanier et/ou corriger des livrables clés en coordination avec les personnes contribuant en interne et en externe ainsi qu’avec les gestionnaires de projets/programmes ; gérer les processus de livraison, tenir à jour l’ensemble de la documentation relative aux projets/programmes et agir en qualité d’administratrice/administrateur du système de gestion des documents ;
5. élaborer et tenir à jour des registres des risques relatifs aux projets/programmes ainsi que des plans de communication connexes (présentations, contribution aux publications, pages web, etc.) ;
6. contribuer à des activités dans le domaine des finances et de la passation de marchés ; préparer des demandes d’achat, des bons de commande, etc. ;
7. transmettre des informations sur les projets/programmes aux services internes chargés de gérer les accords de subvention et de consortium ;
8. fournir un appui à l’élaboration et à l’application des processus de gestion de la qualité aux différentes étapes des projets/programmes (relecture de la documentation en anglais, vérification des données, formatage, etc.) ;
9. exécuter toute autre tâche conforme à l’objet principal de l’emploi.

Diplômes, expérience & compétences requis

10. Les personnes présentant leur candidature doivent satisfaire à l’un des critères ci-après en matière de formation et d’expérience professionnelle : cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (par exemple, en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou en administration publique) correspondant au niveau 6 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d’au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente ; cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (par exemple, en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou en administration publique) correspondant au niveau 5 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d’au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.
11. Expérience de l’appui à la gestion de projets ou de programmes (activités de planification, de suivi et de supervision, par exemple).
12. Expérience de l’utilisation d’outils de gestion de projets tels que Microsoft Planner.
13. Expérience ou connaissance des aspects financiers de la gestion de projets.
14. Expérience de Microsoft 365, dont SharePoint, Teams et OneNote.
15. Une expérience des applications de Microsoft 365 serait considérée comme un atout, en particulier : CoPilot ; Power BI ; Power Automate.
16. Une compréhension des processus de l’Union européenne afférents aux appels d’offres et à la gestion de projets connexes, en particulier en lien avec Horizon Europe, avec l’Agence exécutive européenne pour le climat, les infrastructures et l’environnement (CINEA) ou avec des structures similaires, constituerait un atout.
17. Aptitude à rédiger en anglais.
18. Planification et organisation : vous savez comment planifier les activités et les adapter, le cas échéant.
19. Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.
20. Souci de la qualité : vous instaurez et promouvez des normes de qualité élevée.
21. Travail d’équipe : vous adoptez une approche collaborative.
22. Sens du service au client : vous savez comment répondre efficacement aux demandes des clients.
23. Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.
24. Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).
25. Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais. La personne retenue devra au moins atteindre le niveau A1 (utilisateur élémentaire) en français avant la fin de sa période de stage probatoire.
Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).

Informations utiles

26. Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d'EUROCONTROL seront acceptées.
27. La personne retenue pourrait être invitée à fournir des pièces justificatives démontrant qu’elle remplit les exigences minimales en matière de niveau d’enseignement. Le cas échéant, elle sera informée des pièces spécifiques demandées. Veuillez noter que tant que les éventuelles pièces justificatives requises n’auront pas été fournies et validées, aucune offre ne pourra être faite à une personne postulant en externe et aucune personne postulant en interne ne pourra être nommée.
28. La personne retenue sera engagée conformément aux dispositions du Régime du Personnel Contractuel à EUROCONTROL.
29. Conditions d’emploi en fonction du type d’engagement actuel :
Personnel contractuel nommé pour une durée déterminée : la durée de l’engagement actuel est conservée ; la durée de l’engagement actuel se poursuit, les durées d’engagement n’étant pas cumulatives ; la durée de l’engagement n’est donc pas réinitialisée lorsque la personne est retenue pour un nouveau poste, ce qui signifie que la durée restant à courir de l’engagement actuel à durée déterminée est toujours d’application ; renouvellement(s) – le contrat peut être renouvelé plusieurs fois, mais sa durée totale, comprenant toutes les périodes de renouvellement, ne peut excéder neuf (9) ans ; conversion – le contrat peut être converti en contrat à durée indéterminée lorsque l’ensemble des conditions suivantes sont réunies : le caractère durable du poste est confirmé, la personne a accompli au moins cinq années de service, ses performances sont satisfaisantes et la conversion est dans l’intérêt du service. La conversion n’est donc pas automatique. Personnel contractuel nommé pour une durée indéterminée :
la durée de l’engagement actuel est conservée ; Au terme de la période de 3 An(s) au poste pour lequel elle a été retenue :
si l’affectation au poste est prolongée, la personne continue d’occuper le poste en question, conformément aux dispositions applicables ; si l’affectation au poste n’est pas prolongée et/ou s’il n’est pas confirmé que les fonctions exercées sont de nature durable, la personne est mutée vers un autre poste correspondant à ses anciens emploi-type, niveau d’emploi et groupe de fonctions.
30. La personne retenue devra effectuer avec succès un stage probatoire de 9 (neuf) mois avant d’être titularisée dans ses fonctions.
31. La personne retenue sera en principe engagée au grade de base des grades de l’emploi publié.
32. Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.
33. Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières
34. EUROCONTROL pratique une politique d'égalité des chances en matière d'emploi. Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d'accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.
35. Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.