Assistant(e) administrative / direct, mutation interne, mutation externe

Vos missions en quelques mots PRESENTATION DU POSTE INTITULE DU POSTE : Assistante administrative IDENTIFICATION DU POSTE : ▪ Catégorie C Filière administrative ▪ Grade : Adjoint administratif territorial ▪ Service de rattachement : Service administrative MISSION DU POSTE ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE ▪ Veille juridique ▪ Organiser l’agenda et les déplacements, prendre les rendez-vous ▪ Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ▪ Réceptionner le courrier et l’enregistrer ▪ Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction et le Président ▪ Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter, gérer les présents, etc.) ▪ Préparer les dossiers pour les réunions et participations aux réunions ▪ Rédiger les actes administratifs ▪ Tenir les registres des actes ▪ Rédiger les comptes rendus de réunion ▪ Vérifier la validité des informations traitées ▪ Travail de recensement des installations ANC ▪ Accueil téléphonique et conseil aux usagers du SPANC ▪ Coordination avec les services de la CAPA COORDINATRICE BUDGETAIRE ET COMPTABLE ▪ Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire ▪ Réaliser et suivre l’exécution des différentes missions (mandats et titres) des budgets ▪ Participation au processus d’élaboration du budget ▪ Établir et mettre à jour des tableaux d'amortissement ▪ Gérer les engagements et liquidations de dépenses ▪ Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet ▪ Participation aux études menées par la collectivité (sur la partie finances) ▪ Préparation et suivi des demandes de financement et subventions aux associations GESTION LOGISTIQUE ▪ Organiser l'entretien et la maintenance des biens ▪ Planifier et suivre la gestion des travaux d'entretien ▪ Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements ▪ Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques) pour garantir un fonctionnement optimal ASSISTANTE DE COMMUNICATION ▪ Concevoir et organiser des actions d'information ▪ Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés ▪ Gestion de l’application de la collectivité ▪ Rédiger des supports de communication interne ▪ Élaborer des supports de communication ▪ Constituer une revue de presse ▪ Rédiger des articles sur les réseaux sociaux de la collectivité ▪ Concevoir, rédiger et élaborer des articles en lien avec le webmaster pour le site internet de la collectivité ▪ Participation à des évènements Profil recherché COMPETENCES SAVOIR : ▪ Connaissances de la règlementation de la comptabilité publique et des nomenclatures comptables ▪ Règles de préparation budgétaire ▪ Logiciels de la DGFIP, Millésime ▪ Sources et règles des financements publics ▪ Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics ▪ Connaissance du fonctionnement des collectivités et partenaires institutionnels SAVOIR-ETRE : ▪ Avoir le sens de l’organisation ▪ Etre réactif ▪ Etre force de proposition ▪ Autonome dans l’organisation du travail ▪ Faire preuve de discrétion ▪ Confidentialité ▪ Qualités rédactionnelles ▪ Aptitude au dialogue et à la communication ▪ Rigueur ▪ Connaissance des procédures administratives POSITION DANS L’ORGANIGRAMME : PRESIDENT DIRECTRICE AGENT ADMINISTRATIF RELACTIONS FONCTIONNELLES : ▪ Interne : - Directrice - Agents administratifs - Relation avec l’ensemble des élus ▪ Externe : - Relation avec les partenaires - Relation avec les fournisseurs - Relation avec les usagers ▪ Mission d’encadrement : non CONDITIONS D’EXERCICE : ▪ Travail en bureau, déplacements ponctuels sur le territoire ▪ Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité ▪ Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public ▪ Lieu de travail : Siège administratif ▪ Temps de travail : 39 heures