Secrétaire administratif - gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois

Vos missions en quelques mots Vos activités principales : Placé sous l’autorité du chef de l’unité et de son adjoint, le gestionnaire est principalement e charge des missions suivantes : · Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi des effectifs – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP ; · Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières ; · Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l’UGAF ; · Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l’UGAF (congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement…) ; · Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi du schéma d’emplois (SE) – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP ; · Assister le chef d’unité et l’adjoint au chef d’unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires ; · Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités ; · Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d’activité ; · Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l’unité L’agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région. La liste des missions exposées ci-dessus n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d’intervention et des missions de l’unité. Nombre d’agents à encadrer ☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet Votre hiérarchie · N1 : Le chef d’unité et son adjoint ; · N2 : Le chef de département et son adjoint ; · Le Directeur interrégional (DI), le Directeur interrégional adjoint (DIA) et le Secrétaire général (SG) Vos interlocuteurs métiers · Les établissements pénitentiaires relevant du ressort territorial de la DISP (Chef d’établissement, Adjoint au Chef d’établissement et services RH des structures) ; · Les services pénitentiaires d’insertion et de probation relevant du ressort territorial de la DISP (DSIP, Adjoint au DSPIP, services RH) ; · Les autres départements de la DISP de MARSEILLE (Chefs de département, adjoints et agents des départements) · Les services centraux de la Direction générale de l’administration pénitentiaire (DGAP) Profil recherché Connaissances : Informatiques : Excellente maitrise d’Excel Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word…) Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS, ORIGINE) Organisation, fonctionnement et missions du service Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre de gestion des services Savoir-faire : Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH Savoir reporter des données au sein d’un outil de reporting Analyser des données chiffrées – Effectuer des simulations et des projections Détecter et proposer des correctifs aux difficultés Savoir rendre compte de son activité Savoir-être : Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique Discrétion et confidentialité attendue Savoir rendre compte de son activité Avoir des bonnes qualités relationnelles Savoir travailler en équipe Localisation Localisation : 4 Traverse de Rabat, 13009 Marseille, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Personnes à contacter frederic.arnoux@justice.fr