Assistante de gestion h/f

Chassieu, Sponsor BTP & JOB Accueil et Traitement du courrier

Assure l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur,

Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l'appel, raison de l'appel),

Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, ),

Dépose le courrier à la poste,

Assure la sauvegarde informatique.

Administratif

Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, )

Assure la constitution des dossiers administratifs, de candidature,

Etablit les demandes de cautions bancaires,

Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),

Gère les déclarations de sinistre,

Assure le classement et l'archivage des dossiers et courriers.

Financier

Saisit les écritures sur le logiciel de comptabilité,

Tient les comptes de groupement et établit les lettres d'éclatement,

Etablit l'échéancier clients,

Relance les clients en retard de règlement,

Demande et suit les mainlevées de cautions,

Comptabilité - Fiscal

Saisit les écritures,

Contrôle les comptes (clients, fournisseurs),

Achat

Formalise les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs,

Saisit les factures fournisseurs dans le « chrono »,

Rapproche les factures fournisseurs aux bons de commande,

Etablit les demandes d'avoir aux fournisseurs,

Renseigne les fournisseurs sur le traitement de leur facture et la date de règlement prévue lors des relances,

Saisie des écritures de stock (EPI),

Gère le poste carburant (affecte les charges carburant à chaque véhicule),

Comptabilise les notes de frais,

Etablit les règlements fournisseurs,

Vérifie la conformité réglementaire des sous-traitants et fournisseurs.