Assistante / assistant administratif - service sécurité, sûreté et prévention des risques

Assistante / Assistant administratif - Service Sécurité, Sûreté et Prévention des risques

Missions

Présentation de la Collectivité:

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité pionnière qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Votre rôle :

Vous intégrez le service sécurité sureté prévention des risques.

Participez à l‘optimisation de l’activité en prenant en charge au quotidien des tâches d’ordre comptable et de secrétariat et en assurant une bonne diffusion de l’information.

Vos missions :

Gestion administrative des demandes d’interventions :

1. Saisie des devis validés et rapprochement des documents dans le logiciel métier As-Tech (devis, bons de commande, factures).
2. Transmission des demandes d’interventions aux techniciens et édition des fiches suiveuses.
3. Référent(e) du logiciel métier As-Tech pour le service.
4. Contact avec les prestataires externes pour divers dépannages.
5. Suivi des contrats d’entretien (dératisation, désinfection, désinsectisation).
6. Planification des visites périodiques obligatoires (électricité, gaz, SSI…).

Secrétariat et assistance administrative :

7. Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques.
8. Transmission de messages et informations de premier niveau.
9. Gestion de l’agenda du chef de service et organisation de réunions.
10. Accueil du public et des personnes ayant rendez-vous.
11. Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier ; réponses à certains courriers administratifs.
12. Rédaction, mise en forme et frappe de courriers, rapports et comptes rendus.
13. Classement, enregistrement et suivi de documents (devis, factures, contrats).
14. Suivi administratif de certaines facturations.

Dossiers spécifiques :

15. Planification et suivi des commissions communales de sécurité, transmission des procès-verbaux.
16. Suivi des visites périodiques obligatoires réglementaires.
17. Gestion des dossiers d’aménagement des établissements de 5ᵉ catégorie.
18. Mise à jour et diffusion du Plan Communal de Sauvegarde et de l’Équipe Communale de Secours.

Profil

19. Formation ou expérience en secrétariat/assistance administrative.

20. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

21. Connaissance du logiciel métier As-Tech (un atout).

22. Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

23. Qualités relationnelles, réactivité et sens du service.