Le Forum de Paris sur la Paix (PPF) est une plateforme multiacteurs lancée en 2018 et qui vise à répondre aux défis globaux en s’appuyant notamment sur un événement annuel de grande ampleur. Tout au long de l'année, le Forum travaille à renforcer la gouvernance des biens communs mondiaux comme le climat, l'espace ou les océans, et à améliorer la gestion internationale des enjeux globaux, notamment ceux du numérique et des technologies disruptives. Son événement annuel, en novembre, rassemble des chefs d'État, de gouvernement et d'organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d'initiatives politiques et de projets concrets, en mettant l'accent sur la participation du Sud global. L’équipe du secrétariat permanent de l’association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, politiques publiques, communication, programmation, opérations, protocole, etc.), recherche actuellement un collaborateur ou une collaboratrice pour remplir les fonctions d’ Office Manager et Assistant Administratif et comptable pour renforcer son pôle Support. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Le poste nécessite une grande polyvalence et s’articule sur deux fonctions principales : le support comptable et la gestion administrative du bureau. 1. Gestion comptable Classification et vérification des factures avant enregistrement Imputation des codes analytiques Intégration et saisie des factures dans Pennylane Préparation des paiements des factures fournisseurs sur interface bancaire Analyse et contrôle des opérations dans le compte d’attente Préparation des appels de fonds et émission des reçus de dons 2. Gestion administrative et services généraux Commande et gestion des fournitures : Suivi des fournitures, collecte des besoins des salariés ; Demande et comparaison de devis ; Suivi des commandes et des livraisons. Suivi du matériel remis aux salariés (ordinateurs, téléphones, casques, autres) : Gestion des stocks, échanges, remises aux salariés, gestion des urgences. Organisation des déplacements professionnels : Réservation des transports et hébergements ; Coordination logistique avec les salariés en déplacement ; Contrôle outils de connectivité (ordi, tel). Support à l’organisation des séminaires internes et des événements sociaux du bureau (fête de Noël) : Identification des lieux, de la restauration / traiteurs, identification des contraintes techniques, proposition d’animations le cas échéant. Suivi de l’entretien des locaux et services annexes : Maintenance de premier niveau : changer des ampoules, contacter les réparateurs ; Suivi des prestataires de service : ménage, machines à café, fontaine à eau ; Suivi des prestataires techniques : imprimantes, téléphonie, extincteurs, chaudières ; Analyse des devis en cas de changement. Gestion du courrier et des expéditions : Affranchissement et suivi ; Envoi et réception des colis. PROFIL RECHERCHÉ Expérience professionnelle de trois ans dans les domaines de la gestion administrative et comptable Formation en comptabilité, gestion ou administration (BTS/DUT ou équivalent) ; Maitrise du français et bon niveau d’anglais (salariés anglophones) ; Sens des responsabilités et strict respect de la confidentialité. COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES Connaissances et appétence pour la comptabilité générale Connaissance des procédures administratives ; Polyvalence, organisation, autonomie et rigueur ; Esprit d'équipe, curiosité et bonne humeur ; Usage de base des outils bureautiques (Excel, Word) ; CONDITIONS Contrat à temps plein (CDD) pouvant déboucher sur un CDI, poste à pourvoir dès que possible. Salaire : 33 000€ à 35 000€ brut par an Prise en charge à 50% : tickets restaurants ; titre de transport ; mutuelle de l’association. Les locaux du secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement). Par sa politique de recrutement, le Forum s’engage pour la diversité. Il évalue toutes les candidatures de façon équitable, en respectant et promouvant l’égalité des chances. Il accueille toutes les singularités et s’engage à créer un environnement de travail inclusif. Le Forum de Paris sur la Paix est engagé en matière de prévention des discriminations et d’égalité des chances. Tous ses postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure et resteront ouvertes jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Les candidats intéressés sont encouragés à postuler dès que possible. Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à job@parispeaceforum.org jusqu’au 30 mai 2026 en indiquant « Office Manager » dans l’objet du courriel.
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