Rattaché(e) à la Directrice de la maîtrise d'ouvrage, votre mission générale est d'assister le service dans la gestion administrative et technique.
Activités principales :
Assurer le secrétariat des deux pôles (Développement et Construction / Réhabilitation) :
- Préparer les courriers (établissement, présentation au visa, copie, classement, envoi et transmission).
- Assurer le traitement des appels téléphoniques (information, prise et transmission de messages).
- Procéder aux relances des intervenants extérieurs (remise de documents, démarrage de travaux, levée de réserves, ...).
- Contrôler des documents et dossiers (relecture, vérification de la complétude).
- Assurer la reprographie et le classement des documents.
- Scanner les documents et procéder à leur archivage électronique.
- Mettre en forme des dossiers (étiquetage, mise sous chemises, ...).
Suivi de l'activité des opérations en construction neuve, acquisition-amélioration et réhabilitation :
- Organiser les réunions.
- Assurer les relations avec les locataires et acquéreurs.
- Procéder aux relances des intervenants extérieurs.
- Préparer et contrôler les documents et dossiers (relecture, vérification de la complétude).
- Participer aux différentes consultations lancées par le service (marchés de travaux et services, maîtrise d'oeuvre, OPC, entreprises, etc.).
- Participer à la constitution des dossiers de consultation, rédiger les mails.
- Participer à l'ouverture des plis.
- Participer à l'analyse des candidatures.
- Rédiger les commissions internes et les PV de CAO.
- Veiller à la bonne circulation et à la validation des procès-verbaux des commissions.
Assurer le suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA) sur plusieurs programmes :
- Enregistrer les réclamations locataires et accédants dans le tableau de suivi GPA.
- Transmettre le tableau de suivi GPA mis à jour aux MOE et aux entreprises.
- Relancer les entreprises et planifier leurs interventions.
- Mise à jour des tableaux de suivi des réclamations locataires.
- Contacter les locataires pour les prises de rendez-vous avec les entreprises.
- Renseigner les documents administratifs (Cerfa, Imprimés H1 et H2...).
- Pa
Vous êtes titulaire d'un Bac+2 et/ou bénéficiez d'une expérience équivalente. Vous possédez des capacités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, avec un sens prononcé de la rigueur. Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez des connaissances techniques du bâtiment.
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