Proch'Emploi Beauvais recherche pour une entreprise locale spécialisée en solutions de chauffage et énergies renouvelables, une secrétaire polyvalente qui assure un rôle central dans l'organisation administrative de la structure. Il/elle est en charge de l'accueil téléphonique, de la gestion des plannings, de la prise de rendez-vous ainsi que de la saisie des documents administratifs et comptables.
Gestion des appels téléphoniques
- Réception et filtrage des appels entrants
- Émission d'appels sortants selon les besoins du service
- Prise de messages et transmission des informations
- Orientation des appels vers les interlocuteurs concernés
Gestion des rendez-vous et des plannings
- Planification et organisation des rendez-vous
- Mise à jour et suivi des plannings (équipes, réunions, interventions, etc.)
- Coordination des disponibilités avec les différents interlocuteurs internes et externes
Tâches administratives courantes
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus simples
- Classement et archivage de documents
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Accueil physique des visiteurs (le cas échéant)
Saisie des bons de facturation
- Enregistrement des bons dans le logiciel dédié
- Vérification de la conformité des données saisies
- Transmission des bons au service comptable pour traitement
- Suivi administratif des dossiers de facturation
PROFIL REQUIS
BAC OU EQUIVALENT avec expérience 0-2 ans
BAC+2 - DEUG/DEUST/DUT/BTS avec expérience 0-2 ans
Gestion des priorités et polyvalence
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
Aisance téléphonique et sens du relationnel
Rigueur, organisation et discrétion
Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie
Permis B - Voiture
CDI (35h/sem : Du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h (1 samedi sur 3 travaillé avec le lundi qui suit en jour de repos ))
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