Assistant d'exploitation (h/f)

Véritable bras droit de la direction, votre rôle sera de gérer administrativement les affaires et les opérations logistiques, tout en assurant l'interface entre les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs.
Vos responsabilités se diviseront en 5 grands piliers :
1. Gestion Administrative & Commerciale
- Appels d'offres :
o Renseigner un prospect / client sur les activités de l'entreprise et diffuser la documentation adaptée
o Rassembler et mettre à jour les dossiers administratifs (KBIS, attestations URSSAF, documents travailleurs étrangers, RIB, etc.)
o Formaliser les réponses à appel d'offre sur la base des éléments techniques fournis par le prospect et la direction et jusqu'à la diffusion après validation de la direction
- Suivi commercial : Participer à la formalisation, diffusion et gestion des devis, Accusés de Réception de Commande (ARC), factures et relances clients.
- Achats : Gérer le cycle des achats (demandes, commandes de produits, EPI, équipements, vérification des Bons de Livraison et factures).
- Gestion documentaire : Assurer le classement, le stockage et la recherche rapide des documents, rapports et données sur les sites dédiés ou par mail.
2. Logistique & Planification des Chantiers
- Logistique opérationnelle : Gérer les autorisations d'accès aux sites clients et réserver les besoins spécifiques pour les chantiers (location matériel, commande des consommables etc.).
- Documentation opérationnelle :
o Fournir aux opérateurs les documents nécessaires à la réalisation des chantiers
o Centraliser les documents de chantiers indispensables (Plans de Prévention - PdP, ARS, RI et Retours d'Expérience - REX).
- Ressources d'appoint : Suivre les demandes et dossiers du personnel d'appoint (intérim, prestataires).
- Planning : Tenir à jour les tableaux de planification des salariés (formats physique et numérique) et pouvoir adapter les plannings pour pouvoir répondre aux besoins des clients
- Exigences QHSE :
o Suivi administratif des déchets de chantiers et conformité environnementale (ex: gestion Trackdéchets, BSD)
o Participer au suivi réglementaire du matériel et des outils de mesure (étalonnage, vérifications périodiques des EPI et équipements de chantiers)
3. Support Ressources Humaines
- Suivi, renouvellement et archivage des habilitations du personnel (Risques Chimiques N1/N2, CACES, SST, Travail en hauteur, ATEX, etc.).
4. Saisie Comptable & QHSE
- Assurer les saisies comptables courantes sous la responsabilité et en binôme avec la Comptable de l'entreprise.
- Respecter et vérifier l'application des consignes QHSE ou liées à l'ADR
- Prendre une part active aux actions et aux bilans internes liés à la démarche QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) de l'entreprise.
Le profil recherché
- Vous possédez une formation de type Bac+2/3 en Gestion PME-PMI, Assistant de Manager ou Gestion Logistique, avec une première expérience réussie (idéalement dans le secteur industriel ou du BTP).
- Vous êtes :
o Organisé(e) et rigoureux(se) : Vous savez jongler entre les urgences opérationnelles et le suivi administratif strict.
o Autonome : Vous êtes capable de déterminer des solutions, d'optimiser des méthodes et moyens avec validation à l'initiative d'un tiers
- Vous faites preuve de :
o Esprit d'équipe : Vous appréciez le travail collaboratif avec la direction, les techniciens et l'ensemble des salariés du groupe
o Aisance relationnelle : Vous êtes le point de contact de multiples interlocuteurs (clients, fournisseurs, techniciens).
o Excellente gestion du stress, réactivité et capacité à réorganiser les priorités face aux aléas des chantiers (pannes, urgences clients)
- Vous maîtrisez des outils informatiques : Excel et les logiciels de gestion n'ont pas de secret pour vous.
Ce que nous vous offrons :
- Un poste polyvalent au cœur de l'activité opérationnelle.
- Une ambiance de travail stimulante