Réaliser et filtrer les accueils physiques et téléphoniques, prendre les messages, donner les primo renseignements, et fixer les rendez-vous
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
Organiser les déplacements de l'encadrement et divers évènements,
Organiser les rendez-vous de la direction
Centraliser, suivre les stocks, passer les commandes et vérifier les factures associées pour les fournitures, les déplacements, les tra- vaux d'imprimerie, les objets publicitaires, les abonnements aux magazines professionnels, et adhésions aux organismes ou associations
Renseigner les clients ou le personnel sur des informations concernant l'organisation de l'établissement,
S'assurer à intervalle régulier du traitement des courriers des organismes par les destinataires,
Gérer l'interface avec les équipes travaux, les membres de l'encadrement et la Direction
Maintenir à jour et contrôler les documents administratifs de l'entreprise
Prendre connaissance du Règlement de Consultation,
Établir le dossier administratif,
Compléter l'Acte d'Engagement,
Photocopier, relier le dossier après signature - archiver la copie,
Organiser la remise de l'appel d'offres numériquement ou chez le client,
Coordonner avec les Commerciaux la mise à jour les documents nécessaires à la constitution des dossiers administratifs de candidature,
Ouvrir le dossier travaux, à partir de la commande
S'assurer de la conformité des documents avec le Commercial
Préparer les DC4 et/ou Contrats de sous-traitance, réunir et con- trôler les documents administratifs des sous-traitant et prestataires, et les faire signer
Envoyer les commandes aux fournisseurs et s'assurer des réceptions
Gestion / Comptabilité
Centraliser les pointages des salariés pour transmission au cabinet comptable
Procéder à la saisie comptable
Procéder à toutes les réceptions fournisseur en fin de mois
Etablir les factures/situations et les transmettre aux maîtres d'œuvres et/ou clients
Procéder aux règlements des organismes, administration, fournisseurs après validation de la Direction
Procéder aux virements des paies après validation de la Direction
Transmettre tous les éléments financiers au cabinet comptable chaque mois avant la date échéance
Suivre la balance client
Suivre la trésorerie : rapprochement bancaire, vérification des frais généraux et factures
Mettre à jour les outils de suivi et tableaux de bord
Participer à l'activité commerciale et marketing (site internet, ré-
seaux sociaux...)
Assister à la recherche documentaire liées à l'activité
Veiller à la bonne mise en forme des documents en appliquant les chartes graphiques.
Veiller au bon enregistrement et archivage des dossiers papier et numérique
Gestion du parc matériel bureautique
Tenue du registre personnel et du registre de sécurité
Mettre en place l'affichage règlementaire
Mettre à jour le listing véhicule et matériel
Avoir le sens de l'écoute et du relationnel
Avoir le sens du service et de la relation client
Respecter la confidentialité
Travailler en équipe et collaborer efficacement
Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit
Faire preuve de rigueur et de travail soigné
Faire preuve de dynamisme
Gérer son temps et ses priorités
Faire preuve d'esprit d'initiative, d'autonomie et d'adaptation
Gérer et analyser le reporting
Utiliser efficacement les moyens, techniques et supports de communication
Rédiger des documents de manière professionnelle
Connaître l'environnement technique et professionnel de son activité
Coordonner les échanges entre différents services
Utiliser les outils métiers et digitaux de son activité
Assurer la gestion administrative et financière
Les formations type BTS spécialisées dans la fonction sont requises pour les débutant(e)s dans la profession.
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