Agent administratif / agente administrative (h/f)

AFFECTATION
Résidence Autonomie « Aline DRAPPIER »
Service : Administratif
Durée hebdomadaire de travail : 35 Heures
Du lundi au vendredi (7h/jour)

MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION:
Bureau, ordinateur, téléphone fixe

1. Accueil des résidents et visiteurs :
- Est le premier point de contact pour les résidents, leurs familles et les visiteurs.
- Fournie des informations sur les services offerts et les activités proposées.
2. Gestion administrative :
- Traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques et des emails.
- Rédaction et gestion de documents administratifs : contrats de séjour, fiches de renseignement des résidents, APA, APL, rapports d'activité.
- Classement et archivage.
3. Gestion du planning du personnel :
- Suivi journalier des plannings du personnel.
- Suivi des Conges et récupérations du personnel
- Assure les remplacements si besoin du secrétariat de l'EPHAD
4. Coordination des services :
- Assure la liaison entre les différents services de la résidence et les intervenants extérieurs (cuisine, SSIAD, IDEL, animations, entretien).
- Gère les rendez-vous et les activités pour les résidents.
5. Gestion des dossiers des résidents :
- Tient à jour les dossiers médicaux et administratifs des résidents.
- Assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
6. Support aux partenaires (médecins, IDEL, kinés, aides à domiciles.) :
- Aide les partenaires en fournissant des informations administratives nécessaires.
- Participe à la coordination des soins, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque résident.
7. Gestion financière :
- Contribue à la facturation et la gestion des paiements des résidents.
- Suit les dépenses et gère le budget administratif.
8. Communication interne :
- Diffuse les informations importantes aux équipes et aux résidents concernant les changements (mise à jour de la borne de la RA, mise à jour des plans de chambre avec noms des résidents.).
- Participe à l'organisation des réunions et des formations pour le personnel.
9. Planification d'événements :
- Participe à l'organisation d'événements et d'activités pour les résidents dans le but de favoriser l'autonomie et la vie sociale.

Contraintes, Difficultés:
- Encadrement d'agents, polyvalence
- Remplacement de la secrétaire de l'EHPAD
- Peut participer au roulement des astreintes administratives

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs
- Accueil et information des résidents et des partenaires,
- Organiser et planifier ses taches,
- Rédaction de documents administratifs

Savoirs faire
- Maîtrise de l'outil informatique (WORD et EXEL, mail .),
- Trier et classer les dossiers,
- Gestion de planning

Savoirs être
- Rigueur.
- Autonomie
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Adaptabilité
- Aimer le contact avec les personnes âgées

Expérience dans le domaine du secrétariat et de la facturation serait un plus.