Assistant(e) de direction (h/f)

Contexte professionnel :

Vous êtes sensible aux enjeux environnementaux et avez le sens du service public, vous souhaitez que votre travail y contribue.
Vous recherchez un travail diversifié et vivant, en relation avec de multiples interlocuteurs.
Le poste d'assistant auprès de la direction de la Dreal Bourgogne Franche Comté peut répondre à ces aspirations.
Dans un environnement porté par les politiques publiques de transition écologique et énergétique, le cabinet est un service d'appui au pilotage de la DREAL pour le directeur régional et ses 3 adjoints, en interface avec les services et partenaires.
Le secrétariat de direction joue un rôle primordial dans le fonctionnement quotidien de l'équipe de direction et des relations qu'elle entretient avec ses interlocuteurs internes et externes.
Les principaux enjeux auxquels vous devrez répondre dans les différents volets de vos fonctions sont la réactivité et l'adaptabilité, la régulation des sollicitations et la coordination des réponses, la fluidité dans les échanges d'information et la complémentarité entre collègues.

Missions :
Secrétariat :
- secrétariat du directeur et de la directrice adjointe référente du service transports mobilités et du secrétariat général : gestion des agendas, programmation de réunions et entretiens, organisation de déplacements, préparation de dossiers et courriers, relations avec les services et partenaires
- programmation et préparation des bilatérales avec le préfet de région et les partenaires (opérateurs, collectivités ...)
- planification des réunions en lien avec le pilotage et le fonctionnement de la Dreal
Coordination :
- sécurisation collective des agendas
- suivi des délégations de signature et outils du secrétariat de direction (annuaires, listes de diffusion, modes opératoires, consignes.)
- gestion de boîtes mail, traitement du courrier, veille sur les commandes internes et les circuits de signature, publications intranet du pôle
Référent charte bureautique et rédaction administrative :
- élaboration et actualisation des modèles, diffusion et conseil aux utilisateurs
- contribution aux réunions des assistantes (ordre du jour, invitations, compte rendus.)

Liaison hiérarchique :
Sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle coordination, vous travaillerez en synergie avec les membres du cabinet et en relation avec :
- les services de la Dreal et notamment leurs assistants
- les directions départementales des territoires, préfectures, collectivités territoriales, partenaires professionnels, directions d'administration centrale
Composé de 4 agents, le secrétariat de direction est réparti sur les 2 sites siège mais son travail est organisé dans un principe de continuité et de suppléance de la totalité de ses activités.
Le cabinet est composé de 10 agents répartis en 2 pôles (communication et coordination) placés sous la responsabilité de la directrice de cabinet.

Compétences :
Compétences techniques
- maîtrise des outils bureautiques et numériques
- qualités rédactionnelles et d'expression orale, capacité de rédaction de courriers simples
- connaissance des missions de la DREAL, son organisation, son environnement, du fonctionnement des organisations

Compétences transversales
- réagir avec discernement dans un environnement complexe ou en situation d'urgence
- gérer des demandes multiples et hiérarchiser les priorités
- planifier son travail et l'organiser dans un cadre collectif
- respecter des échéances, rendre compte
- prendre des initiatives, proposer des solutions adaptées

Compétences relationnelles
- faire preuve de disponibilité et de discrétion
- sens de la réactivité adaptée aux circonstances
- savoir clarifier les demandes avec tact
Le principe de suppléance entre assistants pour assurer la continuité du service, demande de faire preuve d'une certaine polyvalence et d'un bon esprit d'équipe.