Secrétaire à l'institut de formation en soins infirmiers et aides soignants (ifsi/ifas) - h/f

Description :

DEFINITION DU POSTE

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le
traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications
téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de
réunions...).
Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique
et financier de l’institut de formation en relation étroite avec la direction de l’institut de
formation.

Activités liées aux métiers :
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi,
contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions
spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Prise de rendez-vous / gestion des agendas
-Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages
électroniques
-Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine
(enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)



Profil recherché :


Compétences requises :
ACCUEILLIR, ACCOMPAGNER ET ORIENTER DES PERSONNES, DES GROUPES, DES PUBLICS
-Accueillir, renseigner et prendre en charge les différents publics : apprenants, intervenants
extérieurs, candidats aux sélections, apprenants d’autres structures dans le cadre de
demande de mutation
-Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques
-Organiser les réunions et/ou les instances institutionnelles, élaborer les relevés de
décisions

DÉFINIR/ADAPTER ET UTILISER UN PLAN DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE, UN SYSTÈME DE
GESTION DOCUMENTAIRE
-Utiliser et respecter le plan de classement informatique défini pour le rangement des
documents reçus et générés
-Assurer l’archivage physique et dématérialisé selon les textes réglementaires en vigueur
et les règles définies par l’institut
-Gérer l’affichage, la publication sur le site internet de l’institut des informations à
destination des étudiants et des personnes externes à l’institut : suivi du site, offres
d’emploi, logements pour étudiants, date JPO, calendrier des sélections, …

ÉLABORER, ADAPTER ET OPTIMISER LE PLANNING DE TRAVAIL, DE RENDEZ-VOUS, DE VISITES
-Gérer le planning de la directrice et de son adjointe : prises de RDV, demandes d’entretien
-Gérer la réservation des salles sollicitées par les demandes externes, pour les sessions
de formations continue
-Savoir gérer différents dossiers simultanément

IDENTIFIER LES INFORMATIONS COMMUNICABLES À AUTRUI EN RESPECTANT LE SECRET
PROFESSIONNEL
-Rendre compte régulièrement à la directrice de l’avancée des dossiers et des difficultés
rencontrées
-Informer des situations d’étudiants, dont il est dépositaire, les formateurs et/ou la
coordinatrice pédagogique et/ou la directrice
-Transmettre les informations utiles aux professionnels de l’institut afin d’assurer la
continuité des activités

ORGANISER ET CLASSER DES DONNÉES, DES INFORMATIONS, DES DOCUMENTS DE
DIVERSES NATURES
-Pointer, vérifier et classer les documents nécessaires à la saisie des informations
pédagogiques et administratives des élèves/étudiants
-Traiter, saisir et enregistrer les données administratives et pédagogiques sur le logiciel
métier, de la sélection à la diplomation
-Transmettre les devis, les factures et les conventions visés par la directrice au service
financier
-S’impliquer dans la démarche qualité et dans la certification de l’institut de formation :
établissement et actualisation de procédures, protocoles, instruction, …

RÉDIGER ET METTRE EN FORME DES NOTES, DOCUMENTS ET /OU RAPPORTS, RELATIFS À SON
DOMAINE DE COMPÉTENCE
-Traiter, saisir et mettre en forme des données, des tableaux et des informations diverses :
rapport d’activité, compte-rendu d’instance, enquête, convention, paiement des
intervenants extérieurs, paiement des indemnités de stage et remboursement des frais de
transport des étudiants, déclaration accident du travail des apprenants, …
-Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités et de
l’ICOGI (Instance Compétente pour les Orientations Générales des instituts de formation)
-Tenir à jour des données, des fichiers relatifs au domaine d’activité
-Trier, traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri,
traitement, diffusion, archivage)
-Traiter les opérations de recette et de régie : enregistrer et remettre les chèques à la
trésorerie principale ou au service financier du CH

S’EXPRIMER EN FACE -À- FACE AUPRÈS D’UNE OU PLUSIEURS PERSONNES
-Communiquer avec l’ensemble des professionnels de l’institut dans un esprit de
collaboration, coopération et construction positive
-Communiquer les informations utiles aux élèves/étudiants lors de temps individuel ou
collectif

TRAVAILLER EN ÉQUIPE PLURIDISCIPLINAIRE / EN RÉSEAU
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