Chargé d’exploitation h/f

GR Welcome Services est une société de prestation dappartements au sein du Groupe GR, spécialisée dans les métiers de l’accueil en entreprise. Nous accompagnons nos clients en leur proposant des solutions sur-mesure pour l’accueil physique, téléphonique, ainsi que des services support.

Notre priorité : offrir une expérience d’accueil professionnelle, chaleureuse et irréprochable au quotidien.

Nous recherchons aujourd’hui la future chargée d’exploitation (H/F) qui rejoindra notre équipe en CDI dès que possible !

Mission : Assurer un support rigoureux sur l’aspect Exploitation et la gestion des plannings des sites clients, afin de contribuer au parfait fonctionnement des bancs d’accueil permanents pour lesquels GR Welcome Services a un contrat, en veillant à leur rentabilité (coûts/revenus) et en garantissant le respect des lois sociales.

Contribuer à l’excellence du service rendu et au développement de la société.


Gestion des plannings

* Gestion et élaboration des plannings des hôtes/hôtesses sur sites
* Gestion des remplacements pour absences prévues et imprévues
* Interface avec les clients pour l’information des plannings (envoi hebdomadaire)
* Gestion de la mise à disposition du personnel pour demandes de prestations supplémentaires
* Interface avec le recrutement pour alerter sur les besoins de CDD de remplacement
* Validation des congés payés et allocation du personnel
* Gestion des arrêts maladie, accidents du travail et maternité (envoi des arrêts au cabinet de paye, suivi)
* Organisation des visites médicales
* Suivi de la ponctualité pour transmission à RH et aux chargés de clientèle, pour d’éventuelles sanctions ou impact sur primes/disciplinaire
* Suivi des prestations supplémentaires pour la facturation clients
* Suivi des heures non prestées et des heures improductives


Préparation des éléments variables de paie

* Validation des plannings finaux
* Vérification des tickets restaurant, transports, heures supplémentaires
* Transmission des éléments au cabinet de paye
* Vérification des bulletins de salaire et modifications si nécessaire
* Transfert des fichiers de tickets restaurant et bulletins dans le coffre-fort digital
* Réponse aux questions des collaborateurs sur la paie
* Gestion des entrées et sorties administratives du personnel (intégration, planification, envoi en paye)
* Gestion des acomptes et notes de frais
* Remise des STC


Gestion des prises de poste des hôtes/hôtesses terrain

* Organisation des prises de poste en dehors des heures de travail (astreintes matin et soir, samedi matin)
* Prises de poste pendant les horaires de travail
* Interface avec les clients pour absences et remplacements
* Suivi des retours d’absence
* Transmission des rapports de ponctualité si besoin
* Suivi des « déprises de poste »
* Orientation - Part 1 (signature contrat, fonctionnement de l’agence), etc.


Support qualité & autres

* Gestion des tenues (besoins, commandes, délais, devis)
* Coordination du pressing et suivi facturation
* Rédaction et mise à jour des consignes du département exploitation
* Gestion des prestations supplémentaires (interface clients)
* Aide à la préparation des contrats CDD/CDI (avenants, etc.)
* Aide pour les welcome packs
* Aide au suivi des PE
* Aide à la rédaction des courriers disciplinaires
* Aide au suivi des mutuelles
* Formation et suivi des nouveaux collaborateurs


Profil recherché :

Nous recherchons une personne dynamique, avec une bonne gestion du stress et un excellent relationnel. Si jongler avec les emplois du temps et réorganiser les plannings comme dans une partie de Tetris parfaitement orchestrée te fait vibrer, ce poste est fait pour toi : agilité, organisation et sang-froid garantis !

Expérience : 1ère expérience similaire (stage ou alternance)


Structure hiérarchique :

Supérieur : Directrice adjointe

Collaborateurs : Chargés de clientèle et recrutement

* Deux entretiens à prévoir


Rémunération & avantages :

* Selon profil et expérience, entre 30k et 33k €
* Tickets restaurant de 10€, pris en charge à 60%
* Transport pris en charge à 50%
* Bureaux en plein cœur de Paris


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J-18808-Ljbffr