Nous recherchons pour le compte de notre client dans le domaine des telecoms un(e) assistant(e) de gestion au sein de la Direction des Opérations BUA
Missions :
1. Passage de Demandes d?Achat
? Réaliser les Demandes d?Achats (DA) demandées par les Chefs de projets de la Direction des Opérations BUA dans le logiciel Oracle ERP Cloud
? Réaliser les Demandes d?Achats (DA) des prestataires de la Direction des Opérations BUA, plus particulièrement du Network Operation Center (NOC)dans le logiciel Oracle ERP Cloud
? Réaliser la réception de ces DA en coordination avec les demandeurs (Chefs de Projets et/ou Managers). Archiver les éléments de réception (en règle générale, PV de recette ou mails)
? Renouveler les demandes d?achats pluri-annuelles arrivées à échéances en coordination avec les Responsables Budgétaire (RB)
? Détecter les besoins de résiliation de services (services plus utilisés) en coordination avec les Chefs de Projet et lancer ces dernières
? Réaliser un suivi rigoureux et complet des DA réalisées, de leurs réceptions (en utilisant les fichiers de suivi déjà existants)
? Réaliser un reporting mensuel auprès des Managers :
o Des DAs réalisées
o Des DAs réceptionnées et de leurs montants financier Capex/Opex
2. Gestion & suivi de facturation : en coordination étroite avec les services Achat et Comptabilité
? Réaliser le lettrage manuel des factures fournisseurs reçues (rapprochement des lignes facturées et les N° de commandes).
? Détecter les anomalies de facturation (vs les montants commandes) et reporter les écarts au service achat pour traitement de ces dernières
? Réaliser les demandes d?achat de régulation le cas échéant
Gérer le suivi des factures bloquées et faire un reporting toutes les semaines au manager concerné
? Réceptionner les DAs à réception des factures OK
? Traiter les retards ou les écarts :
o Facture reçue mais DA non réceptionnées
o Ecarts montants facturés/montants reçus (i.e. réceptionnés)
o Facture reçue sans commande (recherche la commande correspondant à la facture)
o Vérifier les délais de paiement (30J ou 60J)
Profil candidat:
Expérience et compétences métiers :
? Bac +2 avec une spécialisation en gestion administrative factures/comptabilité.
? Connaissance de l?outil Oracle ERP Cloud (mode de demande d?achat)
? Maîtrise des outils bureautiques, notamment excel.
Savoir-être :
? Aisance relationnelle.
? Esprit d?équipe et sens de la coopération.
? Autonomie, rigueur et sens de l?organisation
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