Assistant(e) de direction

Poste d'Assistant(e) de Direction à pourvoir à 100% en Contrat à Durée Déterminée de 1 mois (renouvèlement possible)

Définition

Le secrétariat de direction mutualisé est composé de 2 pôles, l’un constitué de 3 assistantes et à vocation générale, financier et économique, l’autre constitué de 2 assistantes et à vocation ressources humaines, médico-soignant et générale. Ces 2 entités ne sont pas étanches et la collaboration entre elles est un principe de fonctionnement permanent.

Dans le cadre de la mutualisation, les deux pôles participent pour le compte du secrétariat de Direction Générale (DG) à la permanence, sans interruption, de l’accueil physique et téléphonique de 8h30 à 18h00. Ces horaires reposent sur 5 assistantes qui assurent par roulement ou alternance la présence sur la première et/ou la dernière borne horaire. En outre, chacun des deux pôles de secrétariat est ouvert de 9H à 12H30 et de 13H à 17H. Cette organisation doit être permanente y compris pendant les périodes de congés. Chaque poste comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes qui ne font pas obstacle à une nécessaire polyvalence pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la Direction.

L’assistante garantit, grâce à la complémentarité des horaires des trois agents, le bon fonctionnement du secrétariat de direction. L’assistante prend en charge le secrétariat et la gestion administrative au sein de la direction et notamment des dossiers de la Direction des Affaires Financières et du Contrôle Interne (DAFCI), de la Direction des Affaires Générales et Patientèle (DAGP).

Activités principales pour le compte des directions DAFCI/ DAGP :

Assure la circulation de l’information et le reporting des activités des directions et des pôles :

-Accueil physique, gestion des appels téléphoniques

-Interface avec les Hôpitaux en direction commune

-Gestion des agendas

-Organisation des déplacements des directeurs adjoints

-Planification, organisation et suivi (ordre du jour, documents préparatoires, …) des réunions et assurer, le cas échéant, une assistance aux comptes rendus

-Organisation des Conférences de Pôles

-Vigilance sur les échéances de réponses

-Suivi et gestion des demandes depuis les messageries électroniques des directions, archivage sur serveur

-Gestion du courrier des directions concernées

-Diffusion des directives et consignes données par la DG

-Conception, rédaction et mise en forme de documents (notes, courriers, projets de réponse, …)

-Production de présentation et outils de suivi

-Suivi des conventions avec les partenaires du CHSN (vigilance sur les conventions financières)

-Filtrage des besoins, attentes et questionnements des services auprès des Directions concernées

-Gestion des commandes de fournitures bureautiques

-Assurer ces missions sur les autres directions lors des congés ou absences

Spécificités liées à la gestion et au suivi de la Direction des Affaires Financières et du Contrôle Interne :

-Saisie des factures format papier et des liquidations

-Appui à la planification et à la gestion administrative du Pôle Femme-Enfant-Famille (FEF)

-Planification, organisation, suivi (ordre du jour, documents préparatoires, …) des instances et assurer la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et délibérations pour le Groupement de Coopération Sanitaire « Cité Sanitaire Nazairienne »

-Gestion des courriers sur les questions juridiques et financières et divers suivis

-Planification, organisation et suivi de l’activité relatives aux missions de contrôle interne

-Planification, organisation et suivi (ordre du jour, documents préparatoires, …) des instances pour le Groupement de Coopération Sanitaire « de Moyens »

Spécificités liées à la gestion et au suivi de la Direction des Affaires Générales et Patientèle :

-Appui à la planification et à la gestion administrative du Pôle Santé Mentale et Médecine (SAMME)

-Suivi des dossiers de séjours thérapeutiques organisés par les services psychiatriques et pédopsychiatriques, (vérification de la conformité de la demande et mise à signature, demande de règlement par mandat auprès du département achat et logistique, demande de régie d’avance et rédaction des actes)

Planification, organisation, suivi (ordre du jour, documents préparatoires, …) des instances et assurer la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et délibérations pour le Groupement de Coopération Sanitaire « Ophtalmologie du bassin nazairien »

Spécificités liées à la gestion et au suivi de la Direction Générale (en cas d’absence de l’Assistante de Direction) :

-Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean Neyman

-Procédure d’alerte dans le cadre des prélèvements d’organes

-Transmission des alertes diverses (Situation Sanitaire Exceptionnelle, fugues, médicaments, météorologie…)