Chargé student services

Référence 16488-Médecine
RÉSUMÉ DU POSTE
- Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stage,
suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3e année, gestion de la campagne de candidature à la Licence SIAS ;
- Constituer les groupes d'étudiants en lien avec le service des planning ;
- Construire le calendrier des enseignements de évènements en lien avec le service des planning ;
- Construire le planning annuel du service en lien avec le Responsable de Scolarité ;
- Modéliser les années de formation (structure des enseignements de modalités de contrôle des
connaissances) ;
- Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets ;
- Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et
numérique de l'UFR ;
- Suivre l'avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats ;
- Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Veiller à l'application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l'UFR et la Direction des Études de l'Université ;
- Préparer des fiches de procédure pour les agents de l'équipe ;
- Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants ;
- Veiller à la conformité et à l'actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet de l'UFR ;
- Accueillir et orienter les étudiants et les enseignants
Encadrement : Oui

Conditions particulières d'exercice
Apogée (progiciel des gestion des établissements de l'enseignement supérieur), logiciel de correction IRIS, système d'évaluation numérique sur tablette SIDES, plateforme de choix-évaluation des stages UStage (anciennement DIOSEL), portail de candidature eCandidat, plateforme d'apprentissage en ligne Moodle
_ Suite bureautique
_ Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités.

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaissances générales de l’organisation des études de médecine
- Organisation et fonctionnement du milieu universitaire
- Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics
d’enseignement supérieur et de recherche
Savoir-faire – Compétences opérationnelles
- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
- Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des
réunions, des documents d’information technique ou réglementaire
- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service
- Assurer la bonne circulation de l’information auprès des agents encadrés
- Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés

- Gérer les conflits si besoin
- Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence
- Conduire un entretien professionnel et animer une réunion
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1
- Conduite de projet
Savoir-être – Compétences comportementales
- Bon relationnel
- Rigueur
- Autonomie et organisation
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent