Chef de bureau des prestations internes - spsp

Vos missions en quelques mots Placé sous l'autorité du chef du département, le/la chef de bureau des prestations internes dirige, en collaboration avec son adjoint, une structure opérationnelle répartie sur les sites Millénaire et la Chancellerie place Vendôme. Les activités opérationnelles concernées sont : - Le pilotage global des sites : le bureau comprend 3 responsables de sites et 2 adjoints, dédiés à la relation immédiate avec les sites. Ces responsables organisent régulièrement des rencontres avec les occupants pour recenser les doléances. - Le pilotage global de l’activité : le titulaire pilote le suivi d’activité des commandes déclenchées par tickets (hormis le centre d’impression numérique et le standard), en produisant régulièrement des tableaux de bord. Chaque demande traitée fait l’objet d’un retour afin de garantir un bon suivi de l’état d’avancement des actions. - Les services à l’occupant (3M€ par an) : portefeuille contractuel des marchés relatifs au nettoyage, collecte et ramassage des déchets entretien des espaces verts, vitrerie, 3D, etc. Il/elle promeut et met en œuvre une démarche de contrôle qualité pour la surveillance des prestations et la réalisation des services faits périodiques. - L’« Office Management » des sites (1.380 bureaux et espaces de travail) : gestion des espaces partagés (environ 30.000 réservations de salle de réunions pour 300.000 participants par an), et du micro-zoning (1.500 tickets de mobilité internes/externes). - La gestion du standard téléphonique ministériel (58.000 appels reçus par an) : organisation, suivi et support des équipes opératrices du standard téléphonique afin d’assurer une continuité de service sur l’amplitude opérationnelle attendue. - La gestion du service courrier (13 tonnes de courriers et colis reçus sur le site du Millénaire et plus de 20.000 plis et 810 colis expédiés). - Le Centre d’Impression Numérique (CIN) ministériel (1.780 commandes annuelles, 30.000 brochures en dos carré piqué, 19.000 brochures en reliure spirale, 1.500 affiches). Outil de production incontournable, il/elle veille à son bon état et pilote la relation contractuelle avec le loueur des machines d’impression. - Les prestations de logistique liées aux espaces de travail (4.672 interventions par an) : Il/elle manage le pool logistique multiservices composé d’un chef d’équipe et de manutentionnaires. - Le soutien aux évènements relatifs à l’actualité du ministère en administration centrale (une centaine par an) : Cérémonies de vœux, Journées des nouveaux arrivants, Journées thématiques ou commémoratives, concert ou projections de films/documentaires, Séminaire des chefs de cours, etc.). Il/elle s’assure, en lien avec les organisateurs institutionnels et les bureaux du département, de la gestion des espaces collectifs et de la mise en œuvre de la logistique. Il/elle définit les procédures adaptées. L'intéressé(e) a un rôle important d’interface et de facilitateur avec l’ensemble des directions et services occupants. Profil recherché Savoir-Faire Manager - Expertise Négocier - Expertise Expériences professionnelles antérieures souhaitées Expérience souhaitée dans un domaine similaire. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter M. LE COQ Jean-Christophe Mail : JEAN-CHRISTOPHE.LE-COQ@JUSTICE.GOUV.FR