Secrétaire pédagogique ifsi

Description du poste

Un poste d'adjoint administratif est à pourvoir au sein de l'IFSI-IFAS : il est en charge de gérer le suivi des étudiants et des élèves dans chaque promotion sur les trois années de formation ainsi que l’ensemble des activités en lien avec la mise en œuvre de la pédagogie. CDD 3 mois renouvelable.

MISSIONS DU SERVICE :

Former des professionnels paramédicaux.

Concevoir, organiser et mettre en œuvre les conditions de leurs apprentissages en formation initiale, en veillant au suivi de l’efficacité et de la qualité des prestations, et à l’adéquation avec le référentiel de formation.

Concevoir, organiser et réaliser des actions de formation continue dans des domaines liés aux soins, à la santé et à la pédagogie, en veillant au suivi de leur efficacité et de leur qualité, et à l’adéquation avec le référentiel de formation.

DESCRIPTION DES MISSIONS et DES COMPÉTENCES/ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU POSTE

Membre de l’équipe administrative, elle est chargée, sous la responsabilité du directeur de l’IFSI et en lien avec la secrétaire de direction (coordination), d’assurer le suivi d’une promotion d’étudiants/élèves en effectuant, en lien avec différents interlocuteurs internes et externes, les formalités administratives liées à leur parcours de formation.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative des étudiants/élèves dans le cadre de leur scolarité

Gestion administrative des intervenants internes et externes participant aux formations infirmière et aide-soignante

Gestion administrative concourant à la mise en œuvre de la pédagogie

Gestion administrative courante liée au fonctionnement du service.

COMPÉTENCES ATTENDUES

Activités liées à la gestion administrative des étudiants/élèves dans le cadre de leur scolarité :

Tenue des dossiers de scolarité des étudiants/élèves, saisie des documents pédagogiques, gestion des listes d’étudiants/élèves, gestion des accidents du travail, suivi des dossiers en vue du Diplôme d’Etat

Transmission des attestations mensuelles de présence aux financeurs, gestion des frais de scolarité.

Dans le cadre des stages de formation des étudiants/élèves, est en charge de la préparation et envoi des courriers et conventions de stage, gestion des feuilles de stage, sorties de stage, paiement des indemnités de stage et de déplacement.

Gestion administrative des intervenants internes et externes participant aux formations infirmière/aide-soignante :

Accueil physique et téléphonique du public : étudiants/élèves, formateurs, partenaires internes et externes à l’institution

Transmission des éléments à la DRH concernant les nouveaux intervenants

Etablissement de la rémunération des intervenants, saisie des courriers des intervenants

Gestion administrative concourant à la mise en œuvre de la pédagogie : préparation des évaluations de semestre

Gestion des évaluations, saisie des notes, préparation et organisation de la Commission d’Attribution des Crédits et des instances pédagogiques.

Niveau de recrutement : minimum baccalauréat ou bac.

COMPÉTENCES/CONNAISSANCES/QUALITÉS REQUISES :

1. Faire preuve de rigueur, de qualités organisationnelles, d’adaptation,
2. Savoir prendre des initiatives et faire preuve d’une grande autonomie,
3. Savoir hiérarchiser les urgences,
4. Etre capable de détecter des incohérences en faisant le lien entre les différents dossiers,
5. Savoir utiliser l’outil informatique : connaissance des outils bureautiques (Logiciel Word, Excel, Powerpoint, Internet) et être capable d’utiliser les logiciels métier spécifiques (Winexam, Winifsi, Winhebdo),
6. Avoir une bonne maîtrise de frappe et de l’orthographe,
7. Savoir respecter les procédures administratives, savoir analyser et mettre en application les textes réglementaires régissant la formation au DEI,
8. Etre à l’aise avec les chiffres (calculs pour facturation, statistiques…),
9. Savoir travailler en équipe et être polyvalent,
10. Savoir rendre compte, et extraire des données qualitatives et quantitatives (suivi d’indicateurs)
11. Disponibilité,
12. Loyauté et Discrétion professionnelle,
13. Qualités relationnelles.

HORAIRES DE TRAVAIL

Du lundi au vendredi.

Une permanence assurée à tour de rôle par les membres de l’équipe de secrétariat permet de couvrir l’amplitude horaire d’ouverture de l’IFSI de 8 h 00 à 17 h 30.

Horaires pouvant être ajustés en fonction des absences des collègues et en fonction des besoins de service et notamment sur certaines périodes (concours, cérémonie DEI…).

Congés à prendre en priorité sur les vacances scolaires des étudiants.