Descriptif du poste
Au sein de l'équipe Opérations, vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur opérationnel et en étroite collaboration avec la Chargée de relations familles et l'Infirmière coordinatrice.
Vous serez le premier point de contact des familles et vous assurerez la mise en place administrative des séjours.
Pré-qualification des demandes entrantes (bénéficiaires & proches aidants)
- Gestion des appels entrants, redirection aux personnes concernées et/ou saisie dans Hubspot
- Qualification des appels entrants sur la base de critères précis pour rediriger les personnes qualifiées à la Chargée de relation familles.
- Suivi des campagnes de relances de contacts dormants
Gestion administrative :
- Établissement des contrats d'accueil et des contrats de prestations / vérification et validation des pièces administratives, constitution d'un dossier centralisant toutes les pièces nécessaires pour un suivi de qualité.
- Établissement des avenants au contrat afi n de s'adapter à la vie des hameaux d'accueil familial (remplacement,...)
- Soutien dans la réalisation des estimations tarifaires à destination des familles
- Lien avec l'équipe comptabilité pour suivre la facturation des séjours et partager tous les documents clés
- Gestion des demandes d'aides (APA / PCH) auprès des Départements et aides exceptionnelles auprès des caisses de retraite etc.
Ponctuellement :
- Soutien de l'équipe sur des évènements (ex : journées portes ouvertes, réunions d'information dans les communes d'implantation)
- Soutien ponctuel des responsables territoriaux dans la prise de RDV avec des prescripteurs
- Participation à la mesure d'impact social annuelle
Dans le cadre de cette création de poste, il sera attendu de l'Assistant(e) commercial(e) et administratif(e) de construire des process et des outils de suivi permettant d'industrialiser nos façons de faire pour soutenir notre croissance.
Votre profil
- Vous faites preuve d'une extrême rigueur
- Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, (ex : Suite offi ce, Airtable, Hubspot, Docusign, Aircall)
- Vous aimez travailler en équipe et dans un environnement en forte croissance (et changeant)
- Vous souhaitez donner du sens à votre activité professionnelle et êtes sensibles au bien-être des personnes vulnérables et à la valorisation des professionnels du prendre soin
- Bonnes capacités de communication à l'écrit et à l'oral
- Fibre commerciale reconnue
- Salaire en fonction du profil (22 à 25k€)
- Démarrage souhaité : Novembre
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