Assistant gestion technique foncière h/f

Building Manager est un cabinet de conseil spécialisé dans le recrutement de cadres dans le domaine de la construction.

Notre expertise se situe dans les domaines de la construction, de la maîtrise d'oeuvre et de la maîtrise d'ouvrage. A travers ces domaines nous recrutons aussi bien sur des fonctions travaux (conducteur de travaux, Ingénieur travaux, chargé d'affaires, responsable d'exploitation, directeur travaux) que des fonctions études (chargé étude de prix, métreur, projeteur) et commerciales (ingénieur commercial, responsable commercial, directeur commercial).

Notre client est une foncière privée en pleine croissance qui détient, gère et développe sur le long terme un patrimoine exclusivement tertiaire (ZAC, entrepôts, bureaux) composé de plus de 600 actifs. Notre client est basé à Paris et dans les grandes métropoles de région. Le poste, à pourvoir dès que possible, est basé à Paris 16ème .

Contexte :

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion Technique (H/F) pour le département de Property Management (maintenance).

Missions :

- Missions fonctionnelles :

Centralisation des contrats pour mise à la signature (vérification de la complétude des documents) et enregistrement,

Réalisation des correspondances (envoi duplicata factures, courrier relance, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d'entretiens, plans de préventions, décret tertiaire, etc)

Assurer le secrétariat du département Property Management (gestion des appels, contacts avec les différents fournisseurs et parties prenantes, planning consolidé, etc)

- Missions opérationnelles :

Assister les gestionnaires techniques dans le suivi administratif de leur portefeuille (planification des visites techniques, expertises, sinistres, etc)

Suivre les tableaux de bords dédiés (ICPE, DTA, DPE, PV, IRVE, etc)

Transmettre ou collecter toutes les données liées aux documents techniques lors des audits d'acquisition ou de cession

Collecter et organiser les contrats et attestation de maintenance des monolocataires

Procéder au classement des informations clés, et à l'archivage/numérisation des dossiers et contrats Classement et organisation de l'archivage - Respect utilisation de la GED

Souscription, suivi et clôture des contrats d'énergies

Suivre les Dossiers Administratifs des Fournisseurs (DAF)

Préparation du calendrier annuel de rencontre des fournisseurs les plus importants sous forme de comité de pilotage

Veiller la mise à jour des pièces contractuelles type