Secrétaire de direction - drh (h/f)

RESPONSABILITÉS :

CTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique :
• Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ;
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.
Gestion administrative :
• Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines ;
• Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
• Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
• Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents ;
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
• Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ;
• Reproduction de documents ;
Ordres de mission et frais de déplacement :
• Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées
Grèves :
• Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum
Stages :
• Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
• Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage
CGOS :
• Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
• Diffusion des actions proposées par le CGOS
• Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS
MNH :
• Information et conseil auprès des agents dans le domaine des prestations offertes par la MNH
• Traitement et mise à jour des données MNH sur GRH
• Accueil et organisation des permanences du conseiller MNH
Télétravail :
• Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé
ACTIVITES PONCTUELLES
Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l'absence de l'Assistant(e) de Direction :
• Organisation des réunions ;
• Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
• Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
• Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
• Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et savoir-faire ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
• Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)
• Organisation, priorisation et planification des tâches confiées
• Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
• Aisance rédactionnelle
• Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
• Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
• Techniques de prises de note
Savoir-être :
• Disponibilité
• Rigueur, méthode
• Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
• Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Sens des relations humaines
• Capacité à travailler en équipe

Profil de formation recherché : niveau 4 (Bac ou équivalent) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.