Chargé de gestion administrative et ressources humaines f/h

À propos de nous

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

Polytech Annecy-Chambéry (PAC) forme des ingénieurs dans 5 spécialités. L’école regroupe, sur les 2 sites d’Annecy et du Bourget du Lac, 1 100 étudiants, 90 enseignants chercheurs, 50 personnels administratifs et techniques et 3 laboratoires associés.


Mission

I/ MISSION

La personne recrutée intégrera l’équipe en charge de la gestion administrative liée à aux contrats de professionnalisation, aux heures complémentaires, à la gestion des ressources humaines et à divers projets transverses.

Le poste est situé à Polytech Annecy-Chambéry sur le campus d’Annecy. Des déplacements entre les deux sites sont à prévoir.

II/ ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Gestion des contrats de professionnalisation

· Organisation des réunions d’information pour futurs alternants ;

· Élaboration et transmission des calendriers de formation ;

· Vérification de la conformité réglementaire et calcul des durées ;

· Préparation, saisie et suivi des conventions et CERFA ;

· Collecte des fiches de présence et transmission à l’OPCO ;

· Facturation des heures et suivi administratif.

2. Gestion des heures complémentaires

· Vérification et saisie des services prévisionnels (ADE) ;

· Gestion des dossiers vacataires et bascule des heures avant paiement ;

· Suivi des échéances de paiement et des bascules ;

· Utilisation des outils de gestion dédié à la mission (ex : ADE et OSE) ;

· Préparation des envois de services effectués aux enseignants ;

· Calcul et refacturation des échanges inter-établissements.

4. Missions Ressources Humaines

· Suivi et traitement des fiches horaires des personnels ;

· Gestion des temps partiels ;

· Suivi et application des accords de télétravail.

5. Missions transverses

· Suivi des marchés publics ;

· Approbation et saisie des bons de commande ;

· Suivi des remboursements de frais de déplacement vacataires.


Profil

I/ COMPETENCES

Savoirs :

· Connaissance des procédures administratives

· Aisance rédactionnelle

· Aisance relationnelle avec des partenaires extérieurs

· Connaissance réglementaire dans le domaine RH et dans le suivi de budget

Savoir-faire :

· Capacité d’organisation et de priorisation

· Capacité à travailler en équipe

· Maitrise des outils de bureautique

Savoir-être :

· Rigueur et sens du détail

· Autonomie et prise d’initiative

· Confidentialité et autonomie

· Sens du service public

Formation(s) et expérience(s) professionnelles : Niveau baccalauréat, baccalauréat professionnel / domaine de formation : gestion administrative

II/ CONDITIONS D’EMPLOI

* Recrutement sur poste vacant

* Titulaire fonctionnaire de catégorie C selon conditions statutaires et indemnitaire propre à l’USMB (3,75 jours de congés par mois + RTT selon organisation du travail)

* Contractuel (contrat à durée déterminée jusqu’au 31/08/2026 - renouvelable) : traitement brut mensuel : 1 801,80 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1) - (2,5 jours de congés par mois // 35 heures hebdomadaires vu CDD inférieur à 10 mois)

* Télétravail possible

* Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires

* Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université, à la mobilité internationale

III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 12 octobre 2025.

Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter Emmanuelle PAREL Responsable Administrative (emmanuelle.parel@univ-smb.fr )

Les premières auditions se dérouleront le 21 octobre 2025 matin.