Sous l'autorité du Directeur des sports et de la vie associative, l'Assistant(e) de direction est chargé(e) d'apporter une aide permanente au Directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
VOS MISSIONS :
1. Assurer les fonctions d'assistante du Directeur des sports et de la vie associative
- Veille documentaire ;
- Rédaction de courriers ;
- Prise en charge du traitement complet de dossiers ponctuels ;
- Suivi des activités et des projets de la direction ;
- Élaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l'activité de la direction ;
- Suivi de l'exécution du budget courant dédié au service ;
- Gérer les régies du service y compris celle de la plage municipale ;
- Traitement du courrier : arrivée, distribution, suivi interne ;
- Filtrage téléphonique et accueil ;
- Préparer les conventions, délibérations et décisions ;
- Gestion de l'agenda, prises de rendez-vous (gestion partagée du calendrier, de la messagerie sur OUTLOOK) ;
- Mise en forme de courriers, notes, présentations, ... (logiciels utilisés : WORD, EXCEL, POWERPOINT)
2. Participer à l'organisation d'évènements pilotés par le service
VOTRE PROFIL :
Connaissances et savoir-faire :
- Maîtrise parfaite des outils bureautique (Pack Office) ;
- Intérêt pour la réglementation générale du sport ;
- Expérience professionnelle dans ces domaines de compétences ;
- Connaissance de l'ensemble du fonctionnement de l'équipement et de la programmation ;
- Autonomie, disponibilité et rigueur au travail ;
- Capacité d'adaptation ;
Savoir-être :
- Garant de l'image du service public et de celle de la collectivité ;
- Réactivité ;
- Bonnes capacités relationnelles ;
- Sens du contact et de l'écoute ;
- Maîtrise de soi ;
- Grande disponibilité à l'égard du public et de ses collègues ;
- Conscience professionnelle et sens du service public.
HORAIRES DE TRAVAIL :
Régime de travail hebdomadaire de 39 heures.
COMMENT POSTULER ?
En ligne : les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser via le site de la Ville www.ville-thonon.fr
Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
ENVOI DE VOTRE CANDIDATURE
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé et photo) sont à adresser via le site de la ville www.ville-thonon.fr ou à défaut à Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines - Place de l'Hôtel de Ville - BP 517 - 74203 Thonon-Les-Bains Cedex sous la référence
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