Au sein de l'accueil et de l'administration générale, la/le titulaire assure la réception des appels téléphoniques, identifie les demandes et les transmet aux services concernés dans le respect des usages de la société. Elle/il accueille physiquement clients, fournisseurs, intermittents et consultants, les oriente dans les locaux et veille à la qualité de l'accueil et à la bonne tenue des espaces communs. Elle/il organise les rendez-vous internes ou externes, réserve les salles, prépare les espaces et met à disposition le matériel nécessaire pour le bon déroulement des réunions.
Elle/il prend en charge la gestion du courrier : ouverture, tri et distribution du courrier entrant, affranchissement et envoi du courrier sortant, suivi des envois particuliers. Elle/il recherche et gère le suivi des prestataires externes pour tous les travaux ou opérations nécessitant une intervention spécialisée (maintenance, petits travaux, approvisionnement), et veille à la qualité du service rendu.
La/le titulaire met en forme les courriers, rapports et documents sortants de la société en garantissant la qualité rédactionnelle et la conformité à la charte interne. Elle/il réalise divers tableaux de suivi simples (plannings, inventaires, suivis logistiques), met à jour régulièrement l'organigramme et s'assure de sa diffusion auprès des équipes.
Elle/il gère les procédures de classement, d'archivage et de sauvegarde des documents traités, tant sous format papier que numérique, en appliquant les règles internes et en contribuant à l'amélioration continue des pratiques. Elle/il recense les besoins en fournitures de bureau, produits d'hygiène et d'alimentation, organise leur approvisionnement et leur mise à disposition dans les espaces communs. Elle/il veille au bon fonctionnement du matériel de bureau partagé (téléphonie, copieurs, imprimantes) et coordonne, si nécessaire, l'intervention des prestataires techniques.
Rattaché-e à la Direction, la/le titulaire applique les procédures définies dans la structure et participe activement à leur évolution. Elle/il respecte scrupuleusement la confidentialité des informations connues dans le cadre de ses fonctions, gère son planning en tenant compte des besoins de chacun et rend compte régulièrement à la Direction de l'avancement de ses missions.
Conditions d'exercice et environnement de travail : poste basé dans nos locaux, en interaction quotidienne avec l'ensemble des équipes internes et de nombreux interlocuteurs externes. L'activité s'effectue sur poste sédentaire, avec utilisation courante des outils bureautiques et des équipements de bureau. Des manutentions légères peuvent être nécessaires (courrier, fournitures, consommables).
Conditions horaires : poste à temps partiel, avec un nombre d'heures à définir en concertation avec le/la candidat-e retenu-e. La ventilation hebdomadaire sera également ajustée selon les disponibilités et les besoins : par exemple quatre matinées de 4 heures, ou bien une présence quotidienne d'environ 4 heures. Cette flexibilité vise à concilier organisation interne et équilibre de vie du/de la salarié-e. Télétravail : Non autorisé
Profil recherché : TSVP est également engagé dans une politique d'inclusion et de diversité, et recherche dans ce cadre une personne reconnue travailleur handicapé (TH).
Type de contrat : Nous proposons un CDD de 6 mois, conçu comme une première étape : il pourra être renouvelé si la collaboration est satisfaisante pour toutes les parties.
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