Missions principales
En tant qu'Assistant(e) Polyvalent(e), vous intervenez en appui à plusieurs services de l'entreprise. Vous êtes principalement responsable de la gestion des achats pour l'ensemble de l'entreprise, de l'organisation des déplacements professionnels (travel management) et du suivi de la flotte automobile. Vous prenez également en charge des tâches administratives transverses et apportez un soutien ponctuel au service comptable.
Gestion des achats
- Relais du service Achats basé en Allemagne
Gestion des achats pour tous les services (fournitures, consommables, équipements, matériel IT, commandes projets)
Rédaction et envoi des demandes de devis
Analyse et comparaison des offres fournisseurs
Négociation des prix, conditions commerciales et contrats cadres
Suivi budgétaire et passation des commandes dans le respect des budgets
Saisie et traitement des commandes dans SAP
Suivi des livraisons, gestion des relances, litiges et archivage
Gestion de la relation fournisseurs
Organisation des déplacements professionnels et gestion de la flotte automobile
Organisation des voyages d'affaires : transport, hébergement, respect du budget
Optimisation des coûts liés aux déplacements
Gestion de la flotte automobile : contrats de location, entretiens, sinistres, documents administratifs (cartes grises, assurances)
Services généraux
Accueil des prestataires
Suivi des contrats d'entretien des locaux (ménage, espaces verts, etc.)
Gestion des contrats de location (machine à affranchir, fontaine à eau, etc.)
Support administratif et comptable
Saisie des commandes clients dans l'ERP
Participation à la facturation client (édition, envoi, archivage)
Appui lors des bilans comptables
Réalisation de tâches administratives diverses pour les différents services (classement, tableaux de suivi, préparation de documents)
Nous recherchons une personne disposant de compétences techniques solides et de réelles qualités organisationnelles et relationnelles.
Vous maîtrisez SAP ou un ERP équivalent, et vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Vous utilisez facilement les outils collaboratifs, notamment Microsoft Teams.
Vous avez un bon niveau d'anglais professionnel, indispensable pour échanger avec les fournisseurs, gérer des réservations ou consulter des contrats.
Vous possédez d'excellentes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral. Vous êtes rigoureux(se), précis(e), et attentif(ve) aux détails. Organisé(e) et autonome, vous savez gérer vos priorités efficacement et faire preuve de réactivité face aux imprévus.
Vous êtes capable de mener plusieurs tâches de front tout en conservant un bon niveau de qualité et de fiabilité.
Votre sens du service, votre esprit d'initiative et votre aisance relationnelle seront des atouts essentiels pour ce poste.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et traiter les informations confidentielles avec le plus grand respect.
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