Publiée le 17 juin
Mission du poste
Découvrez votre futur poste :
Au sein d'une équipe dynamique, vous assurez à la fois des missions d'accueil et de gestion administrative pédagogique, contribuant ainsi au bon fonctionnement du site et à la réussite des parcours de formation. Sous la responsabilité de la Directrice d'Établissement du site de La Couronne :
- Vous assurez l'accueil, l'orientation et l'information des différents publics (apprenants, visiteurs, formateurs et partenaires), en présentiel, par téléphone et par mail, en garantissant une communication adaptée et un service de qualité ;
- Vous gérez les flux d'information et la communication administrative du site : appels téléphoniques, courriers entrants et sortants, mails entrants et sortants, diffusion des informations en interne et en externe, ainsi que la première information sur l'offre de formation et les activités de l'institut ;
- Vous réalisez la gestion administrative courante du site : rédaction et mise en forme de documents, saisie et mise à jour de données, suivi de tableaux de bord, classement et archivage des documents ;
- Vous coordonnez le suivi logistique du site en assurant la gestion des fournitures, des clés, la réception des colis, la préparation des salles et la participation à la logistique quotidienne ;
- Vous participez à l'organisation et à la préparation des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions partenaires, événements recruteurs) ainsi qu'à l'élaboration et à la mise à jour des supports de communication ;
- Vous assistez la direction de filière, les responsables et les référents dans leur activité quotidienne et dans l'accompagnement administratif des apprenants, notamment pour la gestion des dossiers, des absences, des stages et des situations individuelles ;
- Vous organisez les activités administratives liées au fonctionnement des formations en préparant les réunions, en assurant le suivi documentaire, la rédaction de comptes rendus et la logistique associée ;
- Vous contribuez à la préparation et au suivi des sélections, des rentrées en formation et des examens, en veillant au respect des échéances et des procédures établies ;
- Vous assurez le suivi administratif et financier des dossiers des apprenants, garantissez la traçabilité des informations et veillez à la conformité et à l'archivage des documents ;
- Vous participez à la démarche d'amélioration continue en contribuant au suivi des indicateurs d'activité, à la production de statistiques et au déploiement de nouvelles procédures et méthodes administratives dans le respect des exigences qualité.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents pôles de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine (CRC NA), vous prenez part à la vie institutionnelle de CRC NA et participez aux activités transversales et multi-filières.
Date de prise de poste souhaitée : dès que possible
Temps de travail : 39 heures/semaine avec acquisition de RTT
Type de contrat : CDD 12 mois
Rémunération : à partir de 27K€ brut/an selon expérience
Profil recherché
Vous êtes titulaire à minima d'un diplôme de Niveau Bac +2 en secrétariat administratif. Vous avez idéalement une première expérience significative sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la formation.
Autonome et organisé(e), votre capacité d'adaptation à une équipe pluridisciplinaire sont des atouts pour la réussite de vos missions.
Vous avez une parfaite maîtrise de la communication orale et écrite et des techniques de prises de notes, ainsi qu'une aptitude à utiliser les logiciels bureautiques et métiers.
Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) de qualités relationnelles, vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, votre diplomatie ainsi que votre respect de la confidentialité.
Vous êtes réactif(ve) et faites preuve d'initiatives, d'adaptation et d'autonomie dans le respect du cadre général.
Si vous vous reconnaissez, merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation.
Entreprise
La Croix-Rouge française est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique qui agit pour prévenir et apaiser toutes les souffrances humaines sans aucune discrimination depuis plus de 150 ans.
